De leden van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben op hun ALV van 5 juni ingestemd met het standaard verklaren van een gemeentelijke verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst biedt een eenduidig pakket aan afspraken, zodat gemeenten niet bij elke verwerkersovereenkomst met hun toeleveranciers opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. De standaardovereenkomst is in Nederland de eerste in zijn soort.
Verwerkersovereenkomst
Een verwerkersovereenkomst is bedoeld om afspraken tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker vast te leggen. Wanneer een gemeente (de verwerkingsverantwoordelijke) de verwerking van persoonsgegevens uitbesteedt aan bijvoorbeeld een ICT-bedrijf (de verwerker) zijn zij op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht om over een aantal onderwerpen afspraken te maken. Hier kunt u meer over lezen in deze praktijkvraag.
Vaak wordt hiervoor een aparte verwerkersovereenkomst opgesteld, hoewel dit niet verplicht is. Dergelijke afspraken kunnen ook in de hoofdovereenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker worden vastgelegd.
Tijd en geld besparen
Volgens de VNG maakt elke gemeente met ongeveer 50 verschillende partijen afspraken over de verwerking van persoonsgegevens. Het vaststellen van deze afspraken blijkt vaak een moeizaam en tijdrovend proces te zijn. Daarom heeft de VNG samen met gemeenten en leveranciers het initiatief genomen om een standaard verwerkersovereenkomst op te stellen. Deze overeenkomst bevat onder meer standaardbepalingen over:
- de duur van een verwerkersovereenkomst;
- de wijze waarop de verwerker een passend beveiligingsniveau aan dient te tonen, en;
- de samenwerking tussen beide partijen omtrent bepaalde verplichtingen van de AVG.
Door gebruik van de standaardovereenkomst kunnen gemeenten tijd en geld besparen. Onderhandelingen over de afspraken hoeven minder lang te duren en er is minder juridisch advies nodig bij het sluiten van de overeenkomst. Daarnaast is het voor marktpartijen van tevoren duidelijk aan welke eisen zij moeten voldoen.
Ingangsdatum
Door de standaardisering tijdens de ALV hebben gemeenten zich gecommitteerd om de standaard verwerkersovereenkomst per 1 januari 2020 te gaan gebruiken. In 2019 kunnen gemeenten dus nog afwijken van de standaard. Wel moeten zij dan in hun jaarrapportage uitleggen waarom zij dat doen. Voor bestaande overeenkomsten met verwerkende partijen blijven de lopende verwerkersovereenkomsten gelden.
Bron
Standaard Verwerkersovereenkomst gemeenten wordt verbindend, VNG
Meer informatie
De nieuwe privacywet: de algemene verordening gegevensbescherming, Kenniscentrum Europa Decentraal
Verwerker, verwerkingsverantwoordelijke en verwerkersovereenkomst, Kenniscentrum Europa Decentraal
Verplichtingen verantwoordelijke, Kenniscentrum Europa Decentraal
Met welke partijen moet een gemeente die deelneemt in een gemeenschappelijke regeling een verwerkersovereenkomst sluiten?, Kenniscentrum Europa Decentraal
Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten, Informatiebeveiligingsdienst
