Het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) heeft een handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden gepubliceerd. De handreiking biedt handvatten voor aanbestedende diensten om aan de slag te gaan met een onafhankelijk klachtenloket of om hun bestaande klachtenloket te verbeteren. Zo kunnen misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding tijdig worden hersteld. Omdat decentrale overheden vaak optreden als aanbestedende dienst, is het voor hen relevant om de uitgangspunten omtrent de klachtafhandeling mee te nemen in hun aanbestedingspraktijk.
Verbetering van de aanbestedingspraktijk
De Nederlandse regering houdt zich al langere tijd bezig met het verbeteren van de aanbestedingspraktijk, in het kader van het programma Beter Aanbesteden. Daarom is vorig jaar onder meer een Maatregelpakket voor verbetering rechtsbescherming bij aanbesteden voorgesteld en is in januari 2022 de Gids Proportionaliteit gewijzigd. Eén van de maatregelen uit het maatregelpakket is het verplicht stellen van een laagdrempelige klachtenregeling voor alle aanbestedende diensten. Het instellen van een onafhankelijk klachtenloket sluit hier goed bij aan.
In haar Kamerbrief van februari 2021 kondigde toenmalig minister van EZK Mona Keijzer bovendien aan dat er wordt gewerkt aan een herziening van de Aanbestedingswet 2012. Het ministerie van EZK is hier momenteel nog mee bezig. De verplichting omtrent het klachtenloket zal hierin worden opgenomen.
Inhoud van de handreiking
Uit de handreiking wordt duidelijk wat de algemene uitgangspunten zijn bij een klachtafhandeling. Naar aanleiding van een aanbestedingsprocedure kunnen er namelijk vragen ontstaan bij ondernemers. De aanbestedende dienst moet deze vragen dan beantwoorden. Wanneer de beantwoording niet naar tevredenheid van de ondernemer is of er helemaal geen beantwoording wordt gegeven, kan de ondernemer gebruik maken van de klachtenregeling en een klacht indienen bij de aanbestedende dienst. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt als de klacht opkomt naar aanleiding van de laatste Nota van Inlichtingen.
Klachtenprocedure
De aanbestedende dienst moet een klachtenregeling hebben voor alle soorten aanbestedingsprocedures, Europees en anders, waarin is vastgelegd hoe de dienst in een transparante procedure met een klacht omgaat en hoe deze tijdig ingediend en afgehandeld wordt. Klachten over de geschiktheidseisen en selectie- en gunningscriteria moeten voor de uiterste inschrijfdatum afgehandeld zijn. Als de klachtenprocedure is afgehandeld, komt er een advies van het loket aan de aanbestedende dienst, die daar alleen van mag afwijken als deze hier op redelijke gronden niet in mee kan gaan en motiveert waarom dat niet kan. Als een inschrijver ontevreden is over de klachtenafhandeling of de uitkomst daarvan kan deze alsnog een procedure starten bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.
Richtlijnen
Afsluitend worden in de handreiking uitleg en enkele definities gegeven die belangrijk zijn voor een adequate klachtafhandeling door de aanbestedende dienst. Ten eerste wordt een ‘klacht’ gedefinieerd als een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter.
Ten tweede wordt geëist dat de klacht wordt afgehandeld door een onafhankelijk klachtenloket, bestaande uit één of meerdere personen met verstand van de aanbestedingsregels.
Ten derde wordt de klachtenprocedure uitgewerkt. In deze procedure dient de ondernemer een klacht in bij het klachtenloket, met een toelichting indien nodig. Dan zal het loket aangeven in een advies of de lopende aanbestedingsprocedure of standstill-termijn opgeschort moet worden, waarna de aanbestedende dienst dit advies overneemt of er gemotiveerd van afwijkt. Hierna neemt het klachtenloket de klacht in behandeling en communiceert het de uitkomst aan de ondernemer en de aanbestedende dienst. Vervolgens wordt het advies van het klachtenloket overgenomen door de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst mag alleen van het advies afwijken als zij hier op redelijke gronden niet in mee kan gaan. Dit moet dan wel zorgvuldig gemotiveerd worden. De ondernemer kan dan op basis hiervan besluiten of er eventueel vervolgstappen worden genomen.
Ten vierde bepaalt de handreiking over ‘verantwoording’ dat aanbestedende diensten intern verantwoording moeten afleggen over de klachtenafhandeling en hierover moeten rapporteren. Het doel is om hiervan te leren. Dit wordt door gemeenten, provincies en waterschappen gedaan door middel van een rapportage aan de volksvertegenwoordigende organen. De rapportage van de klachtenafhandeling moet vanwege de transparantie publiekelijk toegankelijk zijn.
Ten vijfde en ten slotte wordt samenwerking bij het opzetten van een klachtenloket gestimuleerd. Hiervoor gelden diverse mogelijkheden, welke zullen worden gedeeld op de website van PIANOo.
Bron
Handreiking Klachtenafhandeling bij aanbesteden, Ministerie van Economische Zaken en Klimaat
Meer informatie
Aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Maatregelenpakket voor verbetering rechtsbescherming bij aanbesteden voorgesteld, Kenniscentrum Europa Decentraal
Wijziging Gids Proportionaliteit: inperking toepassing Grossmann-clausules, Kenniscentrum Europa Decentraal
Hoe kan de rechtsbescherming van inschrijvers bij aanbestedingen worden gewaarborgd?, Kenniscentrum Europa Decentraal
Advies voor klachtafhandeling bij aanbesteden, Rijksoverheid
