Kenniscentrum Europa decentraal heeft op verzoek van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de accountantsverklaringen van gemeenten met een oordeel anders dan goedkeurend vanwege onrechtmatige aanbestedingspraktijken doorgenomen. Het resultaat daarvan is inzicht in de meest voorkomende ongeregeldheden op het gebied van aanbestedingen. Die bevindingen maken deel uit van de kamerbrief die Minister Kasja Ollongren (BZK) op 29 oktober aan de Tweede Kamer toe deed komen.
Accountantscontrole
Jaarlijks worden de financiën van organisaties, waaronder decentrale overheden, gecontroleerd door een externe accountant op rechtmatigheid en getrouwheid. Daarbij controleert de accountant of een organisatie zich aan relevante regelgeving heeft gehouden. Een gemeente loopt het risico een accountantsverklaring met beperking of een afkeurende verklaring te krijgen wanneer zij deze regels schendt. Dit kan zich onder andere bij aanbestedingen voordoen.
Kamerbrief
Uit de Kamerbrief blijkt dat in het verslagjaar 2018 acht gemeenten een afkeurende verklaring hebben ontvangen en 37 gemeenten een verklaring met beperking hebben gekregen. Deze groep beslaat 14% van alle gemeenten. In 70% van de gevallen werd deze beperkende of afkeurende accountantsverklaring gegeven wegens onrechtmatigheden met betrekking tot (Europese) aanbestedingen. Sinds 2017 zijn onrechtmatige praktijken in aanbestedingen de grootste reden voor het uitblijven van een goedkeurende verklaring. In de jaren daarvoor lag de oorzaak voornamelijk in het sociaal domein.
Onrechtmatigheden in aanbestedingen
De accountantsverklaringen laten zien dat de frequentst gemaakte fout het niet volgen van een Europese aanbestedingsprocedure is. Een voorbeeld van een (onbewust) niet-volbrachte aanbestedingsplicht is een verzameling van losse overheidsopdrachten die volgens aanbestedingsregels samen één opdracht hadden moeten vormen. De accountant merkt soortgelijke opdrachten, zonder goede motivering, aan als één en dezelfde opdracht, telt de waarden bij elkaar op en identificeert dan een niet-nagekomen plicht tot Europees aanbesteden.
Andere aandachtspunten die in de aanbestedingspraktijk zijn gesignaleerd zijn:
- Het niet volgens de juiste procedure inhuren van personeel of derden;
- Gebrekkige interne beheersing en contractmanagement;
- Onrechtmatige verlenging van bestaande contracten;
- Onrechtmatige inkoop van ICT.
Vervolgstappen
Ollongren geeft in haar Kamerbrief aan dat er onderzoek en gerichte verbeteracties voor 2019 worden uitgevoerd. Concreet wil ze gemeenten voorlichten over Europese aanbestedingsregels middels bijeenkomsten in de regio. Op deze wijze is eerder voorlichting gegeven over onvolkomenheden in het sociaal domein. De daling in de geconstateerde onrechtmatigheden gerelateerd aan het sociaal domein suggereert effectiviteit van een dergelijke insteek. Bij de regiobijeenkomsten zullen zowel Kenniscentrum Europa decentraal als de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) betrokken worden. Daarnaast wil de Minister in gesprek met de vijftien gemeenten die in 2018 voor het derde jaar op rij geen goedkeurende verklaring hebben ontvangen. Ook heeft de Minister de namen van deze gemeenten openbaar gemaakt.
Naast de acties van de Minister is de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) van plan een publieke management letter over aanbestedingen te publiceren. Begin dit jaar heeft de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de NBA een notitie over controle van aanbestedingsrechtmatigheid uitgebracht.
Wat betreft het sociaal domein, waar ondanks de aanzienlijke vooruitgang nog altijd verbetering te halen valt, is Ollongren voornemens een vervolgtraject op te zetten aan de hand van het eerder uitgevoerde onderzoek “anders verantwoorden in het sociaal domein”. Het vervolgtraject is gericht op het optimaliseren van de interne beheersing in de gehele keten en het vergroten van het onderlinge vertrouwen tussen zorgaanbieders en gemeenten.
Bron:
Kamerbrief van Minister Ollongren van 29 oktober 2019, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Meer informatie:
Aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Aanbestedingsprocedures, Kenniscentrum Europa Decentraal
Sociaal domein, Kenniscentrum Europa Decentraal
Waar let de accountant op bij het controleren van de aanbestedingsrechtmatigheid?, praktijkvraag kenniscentrum Europa Decentraal
SDO-notitie Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid, Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants
Aanbestedingen wederom pijnpunt bij gemeenten, Accountant: NBA-platform voor nieuws
