Onze gemeente heeft nog geen ervaring met e-factureren. Is e-factureren hetzelfde als een factuur in een PDF bestand? En aan welke eisen en voorwaarden moet een e-Factuur voldoen?
Antwoord in het kort
Nee, e-factureren is niet hetzelfde als het versturen van een factuur via een PDF bestand. E-Factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren. E-Factureren wordt vaak ten onrechte verward met een factuur in PDF-formaat. Het verschil is dat een elektronische factuur automatisch kan worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger, terwijl dit bij een PDF bestand niet kan.
Waarom e-factureren?
E-Factureren biedt een hoop voordelen. Het bespaart tijd en geld, de kans op fouten is kleiner en rekeningen worden sneller betaald. Daarnaast is het ook goed voor het milieu, omdat het papier bespaart.
Op grond van de Richtlijn inzake elektronische facturering (2014/55) moeten decentrale overheden in Nederland sinds 2019 al hun facturen voor de uitvoering van overheidsopdrachten elektronisch afhandelen.
Kernelementen van e-factureren
In artikel 6 Richtlijn 2014/55 staan de kernelementen voor een e-factuur waaraan moet worden voldaan. Het is bijvoorbeeld verplicht om informatie over kortingen en toeslagen in de e-factuur op te nemen, evenals de leveringsdetails en informatie over de begunstigde van betaling. Ook moet onder meer het volgende verplicht in de e-factuur opgenomen worden:
- de proces- en factuurkenmerken;
- de factuurperiode;
- informatie over de verkoper, de koper, de begunstigde van betaling en de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;
- verwijzing naar de overeenkomst;
- betalingsinstructies.
Voorwaarden model normen
In de richtlijn is een Europese standaard voor e-facturen opgenomen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. De Commissie verzoekt in artikel 3 aan de normalisatie-organisaties om te zoeken naar een Europese norm voor elektronische facturering. In Nederland heeft de Normcommissie ‘Elektronisch factureren’ (NEN) opgericht om invloed op deze norm uit te oefenen. Hierdoor moet er een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers.
Meer informatie
E-Factureren, Kenniscentrum Europa Decentraal
Europese Commissie, over e-Factureren
Ontwerp Richtlijn e-factureren
