Onze gemeente wil in het kader van efficiëntie met zes andere gemeenten uit de regio samen gaan werken bij de aanbesteding van ICT-systemen. De aanbestedingsrichtlijnen bieden het instrument ‘aankoopcentrale’ als mogelijkheid om gezamenlijk in te kopen. Kunnen wij als gemeente van dit instrument gebruik maken? En hoe passen wij dit instrument in de praktijk toe?
Antwoord in het kort
Ja, door als gemeenten gezamenlijk in te kopen of door opdrachten te bundelen kunnen aanbestedende diensten bijvoorbeeld schaalvoordelen realiseren en de kosten van uitvoering van aanbestedingsprocedures beperken. De aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU voorziet in een uitzondering op de aanbestedingsplicht voor het samenvoegen van opdrachten wanneer een aanbestedende dienst via een aankoopcentrale inkoopt.
Aankoopcentrale
Richtlijn 2014/24 scherpt de voorschriften over aankoopcentrales zoals omschreven in Richtlijn 2004/18/EG aan en verduidelijkt het mogelijke gebruik ervan. Een aankoopcentrale wordt in het nieuwe artikel 2 sub 16 omschreven als een aanbestedende dienst die gecentraliseerde aankoopactiviteiten (artikel 2 sub 14) en eventueel aanvullende aankoopactiviteiten (artikel 2 sub 15) verricht.
Gecentraliseerde aankoopactiviteiten zijn activiteiten die permanent plaatsvinden op één van de volgende wijzen:
- het verwerken van leveringen en/of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende diensten;
- het gunnen van overheidsopdrachten of het sluiten raamovereenkomsten voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende diensten.
Aanvullende aankoopactiviteiten zijn activiteiten die bestaan in het verlenen van ondersteuning van aankoopactiviteiten, op één van de volgende wijzen:
- technische infrastructuur die aanbestedende diensten in staat stelt overheidsopdrachten te gunnen of raamovereenkomsten te sluiten voor werken, leveringen of diensten;
- adviesverlening over het verloop of de opzet van openbare aanbestedingsprocedures;
- voorbereiding en beheer van aanbestedingsprocedures namens – en voor rekening van – de betrokken aanbestedende dienst.
Aanbestedingsplicht
In het geval dat een aanbestedende dienst gebruik maakt van een aankoopcentrale dan voldoet hij aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Aanbestedingsrichtlijnen en deel 2 van de Aanbestedingswet 2012. De aankoopcentrale draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van deze verplichtingen. De aanbestedende dienst is echter zelf verantwoordelijk voor naleving van de verplichtingen die voortvloeien uit de aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot de delen van de aanbestedingsprocedure die hij zelf verricht.
Als een aanbestedende dienst daarentegen aan een aankoopcentrale een overheidsopdracht voor diensten betreffende gecentraliseerde aankoopactiviteiten wil gunnen, hoeft hij daarvoor geen gebruik te maken van een aanbestedingsprocedure. Ook aanvullende aankoopactiviteiten kunnen deel uitmaken van een dergelijke opdracht. Aanvullende aankoopactiviteiten die niet door een aankoopcentrale in verband met haar centrale aankoop ten behoeve van een aanbestedende dienst worden uitgevoerd, vallen hier niet onder. Voor een overheidsopdracht voor dergelijke aankopen dient een aanbestedende dienst wel een aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012 te doorlopen.
Deelnemers aankoopcentrale
Een aankoopcentrale is altijd zelf een aanbestedende dienst die op permanente basis gecentraliseerde aankoopactiviteiten verricht ten behoeve van andere aanbestedende diensten. Uit de definitie van aankoopcentrales (artikel 2 sub 16) blijkt dat deze op twee manieren werken:
- als groothandelaar (door aankoop, opslag en wederverkoop);
- als tussenpersoon (door plaatsen van opdrachten, beheer van dynamisch aankoopsysteem, sluiten van raamovereenkomsten die door aanbestedende diensten worden gebruikt).
Het belangrijkste verschil tussen deze twee rollen is gelegen in het feit dat wanneer een aankoopcentrale optreedt als groothandel, hij zonder voorafgaande opdracht van een aanbestedende dienst leveringen of diensten kan inkopen, terwijl in het geval een aankoopcentrale als tussenpersoon fungeert, de aanbestedende dienst de aankoopcentrale de opdracht geeft om over te gaan tot een aanbestedingsprocedure.
Verantwoordelijkheid en reikwijdte
In artikel 37 van Richtlijn 2014/24 worden voorschriften gegeven voor de verdeling van de verantwoordelijkheid voor de naleving van de verplichtingen uit de richtlijn tussen de aankoopcentrale en de aanbestedende diensten die bestellingen plaatsen. Indien een aanbestedende dienst zich belast met bepaalde onderdelen van de aanbestedingsprocedure, bijvoorbeeld een individuele opdracht onder een dynamisch aankoopsysteem, is hij verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de richtlijn met betrekking tot de onderdelen die hij verricht. Tot slot is het van belang dat Richtlijn 2014/24 niet van toepassing is als het gaat om een gecentraliseerde of aanvullende aankoop waar geen overeenkomst onder bezwarende titel (die een aanbesteding in de zin van de richtlijn is) wordt gesloten.
Gebruik van het instrument aankoopcentrale in de praktijk
Decentrale overheden werken in steeds grotere mate samen in inkoopsamenwerkingsverbanden. Er zijn verschillende verschijningsvormen, zoals bijvoorbeeld een inkoopbureau voor gemeenten of een shared-services centrum. De aanbestedingsrichtlijn voorziet in een set aan instrumenten om gezamenlijk in te kopen, waaronder de aankoopcentrale.
Meer informatie
Samenwerking, Europa decentraal
Notitie nieuwe aanbestedingsrichtlijnen (pagina 35 e.v.), Europa decentraal
Richtlijn 2014/24, Publicatieblad van de EU
