De provincie Groningen en de gemeente Breda nemen aan vele projecten deel waarvoor ze Europese subsidies krijgen. Europa Decentraal sprak met Jenny Otten en Nina Knol van de provincie Groningen en met Vic van den Broek van de gemeente Breda over hun ervaringen met Europese fondsen. Hoe werken zij aan het verwerven van subsidies? Welke valkuilen zijn ze tegengekomen? Ze verklappen hun tips.
Jenny Otten is beleidscoördinator EU-programma’s bij de provincie Groningen. Haar collega Nina Knol is beleidsmedewerker Europa bij de provincie en secretaris van de Noordzee Commissie. Tot voor kort was zij coördinator van het Interreg B-programma Noordzee bij de provincie. Vic van den Broek is adviseur European Affairs bij de gemeente Breda. Ook Europese subsidies en het verwerven ervan zijn onderdeel van zijn rol.
“Participeren in Europese projecten, dat doe je niet om geld binnen te harken, maar om bepaalde doelstellingen te realiseren.”
Zowel de provincie als de gemeente heeft veel ervaring met Europese fondsen en het uitvoeren van Europese projecten. Hebben jullie een geheim?
Otten onderstreept het belang om als decentrale overheid zelf te weten waar je naar toe wilt en hiervoor een strategie te ontwikkelen. “Participeren in Europese projecten, dat doe je niet om geld binnen te harken, maar om bepaalde doelstellingen te realiseren.” De provincie Groningen heeft een internationaliseringsagenda opgesteld met de doelen die ze wil bereiken. De agenda legt de koppeling tussen beleidsopgaven en de Europese netwerken, fondsen en instrumenten. Daarnaast is er de Regionale Innovatie Strategie (RIS). Deze geeft belangrijke inzichten voor de hele regio: waar liggen de belangrijkste kansen en opgaves? Waar willen we in investeren?
Van den Broek is het eens met Otten: “Het allerbelangrijkste is dat je uitgaat van je eigen agenda. Vanuit de politiek is er toch een beetje het idee dat Brussel een pinautomaat is waar we moeten proberen voor Bredase ambities zoveel mogelijk euro’s binnen te hengelen. Maar aan het verwerven van subsidies gaat een heel proces vooraf. Met misschien als eindresultaat dat Europa mee gaat betalen voor je eigen ambities. Dat is mooi meegenomen, maar de inhoud, wat je er zelf mee wilt bereiken moet altijd leidend zijn.”
In de Europese subsidieprogramma’s ligt een zwaar accent op de Green Deal, digitalisering en innovatie. Zowel bij de gemeente Breda als de provincie Groningen sluiten deze thema’s goed aan bij de eigen beleidsprioriteiten. Van den Broek: “Naar die onderwerpen kijken wij natuurlijk specifieker. Waar liggen raakvlakken binnen onze eigen programmering? Dan kunnen we daar meer proactief op acteren.”
Een belangrijk aandachtspunt is volgens Van den Broek kenniseigenaarschap. “Wie is verantwoordelijk voor de Europese dimensie van beleid binnen de gemeente? Daar zijn nog wel stappen te zetten. Niet iedere beleidsafdeling neemt in hun beleidsvisie paragrafen op over wat er in Europa op hun terrein gebeurt, welke programma’s ze kunnen benutten en wat daarvoor nodig is. Sommige afdelingen weten goed de weg naar de Europese programma’s, andere nog amper. Daarom is het proces vaak nog wat opportunistisch: er komt een kans voorbij en dan moet er in zes weken van alles gebeuren om tot een kansrijke aanvraag te komen. Nou, dat lukt nooit in zes weken, alleen als we echt alles op alles zetten.”
Op welke Europese projecten zijn jullie het meest trots?
Voor de provincie Groningen is dat het Interreg Europe-project MOMAr, dat zich richt op gebouwd erfgoed. De partners zijn afkomstig uit een achttal regio’s uit Europa. Knol: “Dat heeft een heel goed traject gehad, een traject zoals wij dat voor ogen zien. Een team binnen onze provincie had een beleidsvraagstuk en is naar de internationale kansen en mogelijkheden gaan kijken om dit Europees aan te pakken. Toen is er een consortium opgericht, met ons erfgoedteam als partner. Dat is de juiste volgorde: je hebt een beleidsinhoudelijke vraag, je wilt dat Europees oplossen en dan ga je kijken naar programma’s die daarbij passen.”
Breda is erg trots op het binnenhalen van twee projecten vanuit het programma Urban Innovative Actions, dat onder het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) valt. Het is een experimenteel programma, dat investeert in stedelijke innovaties die nog nergens uitgeprobeerd zijn. “Voor een relatief kleine Europese stad is dat best een unicum. Er is veel concurrentie op en de beoordeling is zeer kritisch”, aldus Van den Broek. Het eerste project richt zich op het gebruik van elektrische auto’s voor de stroomvoorziening van kleine evenementen en bouwplaatsen. Het tweede project, Green Quays, helpt Breda te vergroenen door bomen uit kadewanden van een oude rivier die wordt heropend te laten groeien en ruimte te bieden voor insecten, vogels en vleermuizen.
Het binnenhalen van Europese subsidies biedt kansen, maar er komt ook veel bij kijken. Hoe zien jullie de rol van de gemeente of provincie?
Van den Broek ziet dat het verwerven van subsidies vraagt om verantwoordelijkheid nemen als organisatie. Als het echt om substantiële bedragen gaat dan moet de afweging hoog in de ambtelijke organisatie gemaakt worden, eventueel in overleg met het college. “Als ik een kans zie, dan hoor ik vanuit het betrokken beleidsveld regelmatig terug ‘Het past in onze programmering, maar er is momenteel geen capaciteit voor. Dus ik heb nu geen ruimte om hieraan te beginnen.’ Wat ik begrijp, maar als je zakelijk nadenkt als concern Gemeente Breda en niet als afdeling, kan het zijn dat je nog steeds netto rendement haalt, ook als je twee jaar lang iemand moet inhuren.”
Die verantwoordelijkheid geldt niet alleen in de voorbereiding. “Als mensen hun nek uitsteken en het project wordt goedgekeurd, dan moet je hen ook helpen. Je kunt niet tegen een projectleider zeggen ‘ga maar aan de slag en kijk waar het schip strandt.’ Je wilt dat het project een succes wordt en je erna met opgeheven hoofd in Europa kunt blijven rondlopen. Die verantwoordelijkheid moet je organiseren, die is er niet vanzelf.”
Otten merkt op dat de provincie niet alleen een rol heeft als aanvrager van Europese fondsen, maar ook de verantwoordelijkheid om programma’s voor regionaal beleid te ontwikkelen. Dan fungeert de provincie Groningen vaak als programmeur, niet zozeer als aanvrager van projecten. Ook ziet de provincie het als haar rol om de Europese fondsen bij de Groningse gemeenten, vooral de wat kleinere, onder de aandacht te brengen en hen waar nodig te ondersteunen.
Jullie zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van alles wat met Europa te maken heeft in jullie organisatie. Hoe gaan jullie te werk?
Otten en Van den Broek zien het allebei als hun taak om hun collega’s te enthousiasmeren over Europese projecten. Otten: “Onze rol is het bekendmaken van de Europese subsidies in de volle breedte in de provincie. Ik help de vertaalslag naar de beleidsmedewerkers te maken. Er liggen weleens hobbels op managementniveau. Daarvoor kun je altijd wel een oplossing bedenken, als je maar met elkaar in gesprek gaat.”
“Soms heerst het imago dat Europese projecten ingewikkeld zijn, met veel administratie”, zegt Knol. “Maar we hebben zelf een aantal goeie succesvolle projecten gehad, waar collega’s ook heel enthousiast over zijn. Als zij dat beginnen uit te dragen, zie je dat de beeldvorming verandert.”
Van den Broek: “Ik zeg altijd: ik hoop dat mijn functie over drie jaar niet meer nodig is. Dat Europa een integraal onderdeel is van ons hele beleids- en beheerinstrumentarium, van onze dagelijkse manier van werken. Dat is nog niet zo.” Hij ziet regelmatig koudwatervrees bij zijn collega’s en wil hen daarin ondersteunen. Bijvoorbeeld een collega die slecht Engels sprak en het daarom niet aandurfde om aan een project mee te doen. “Ik heb haar gezegd dat in een Europees consortium meer mensen zitten die niet zo goed Engels spreken, en er is altijd wel iemand die voor de vertaling kan zorgen. De persoon heeft uiteindelijk die stap toch gezet en dat werd een groot succes. Ze is razend enthousiast geworden en is daarna zelfs uiteindelijk overgestapt naar een subsidie-adviesbureau voor Europese subsidies.”
Otten herkent dat. Ze vertelt over iemand die wel heel graag wilde, maar het heel erg spannend vond. “Een collega die al veel meer ervaring had zei: ‘we beginnen samen.’ De andere collega kon meelopen en het op termijn overnemen. Die is nu ook heel enthousiast en is alweer in voor een vervolgproject.”
“Voordat je een projectaanvraag indient, is het heel belangrijk is om je capaciteit op orde te hebben.”
Welke lessen hebben jullie geleerd over het werken met Europese fondsen en subsidies?
Capaciteit op orde
“Voordat je een projectaanvraag indient, is het heel belangrijk is om je capaciteit op orde te hebben”, zegt Knol. “Als het project goedgekeurd wordt, wie gaat het dan uitvoeren, hoeveel tijd gaat dat kosten? We hebben weleens gezien dat dat niet helemaal goed doordacht werd. Dan is eigenlijk niemand blij met zo’n project, ook degene die het moet doen niet, want die heeft het gevoel dat het in de maag gesplitst wordt. Of je moet mensen in gaan huren omdat je zelf de capaciteit niet hebt. Het nadeel daarvan is dat die personen na afloop van het project weer weg zijn, dus dat de kennis die je hebt opgedaan dan uit je organisatie verdwenen is.”
Van den Broek herkent de noodzaak van een goede voorbereiding: “Ik denk dat dat valkuil nummer één is: vaak zie je dat de besluitvorming over het starten van zo’n project niet goed geborgd is. Je moet een aantal dingen weten voordat je er überhaupt aan begint. Welke doelstellingen hebben we, welk bedrag kun je binnenhalen, wat is de slagingskans en wat als de aanvraag wordt goedgekeurd? Worden we dan lead partner of toch meer als gewoon onderdeel van het project?”
Hij vindt dat de beslissing om lead partner te worden niet lichtvaardig genomen moet worden, gezien de inspanning die dat vraagt: “Als het echt bijdraagt aan je profiel als gemeente of wat je heel graag wil bereiken dan is het die extra inspanning waard. Maar als de focus meer kennisdeling is, dan moet je je serieus afvragen of je lead partner moet worden.”
Het belang van netwerken
Van den Broek benadrukt dat als je als decentrale overheid succesvol wilt zijn in het verwerven van subsidies, je op alle dimensies van Europeanisering actief moet zijn. Het omvat niet alleen kennis hebben van subsidieprogramma’s en beschikken over passende projecten, maar ook een netwerk. Want waar vind je een partner voor een project als je in geen enkel netwerk zit?
Ook bij de provincie Groningen is het investeren in relaties in Europa essentieel. De provincie heeft bijvoorbeeld goede contacten in de Noordzee-regio. Knol: “Als we een projectidee hebben, kijken we naar het Interreg Noordzee-programma waarin we actief zijn. Dan helpt het dat we lid zijn van de Noordzeecommissie, waardoor je elkaar al kent. Juist door het deelnemen aan Europese projecten leer je partners kennen waar je misschien in de toekomst nog een keer een project mee zou kunnen doen, of komt een consortium bij jou met de vraag om mee te doen.”
Wat zijn jullie tips voor andere overheden?
De tip van Van den Broek, zeker voor overheden die aan het begin pad staan van het benutten van Europese kansen: “Probeer het niet zelf, maar zoek een bureau op die jou daarin kan begeleiden, anders is het heel veel verloren energie. Het jammere is dat als het mislukt, dan gelijk de energie uit de organisatie weg is. Je moet proberen te zorgen dat het zeker de eerste keer een succes wordt.”
Voor de aanvragen voor de Urban Innovative Actions heeft Breda een beroep gedaan op externe adviseurs. Van den Broek: “Als je zelf de kennis over zo’n programma onvoldoende in huis hebt is het sowieso verstandig te zoeken naar een subsidieadviesbureau dat een goed track record heeft op dat specifieke Europese programma.” Hij kijkt tevreden terug op de samenwerking: “Ze hebben ons enorm geholpen om tot succesvolle aanvragen te komen. Dat hadden wij zelf nooit voor elkaar gekregen, als ik eerlijk ben.”
Een laatste tip komt van Otten. Zij geeft aan dat hoewel er veel informatie online te vinden is over hoe ‘Europa’ werkt, het in de praktijk toch niet zo makkelijk is. “Ga zo snel mogelijk even praten met een Europa-coördinator, dan kom je al heel snel heel veel verder. Als je het interessant vindt, bel gewoon degene die het dichtst bij jou staat en ga het gesprek aan.”
