Overheidsinkopers staan in de huidige noodsituatie onder enorme druk. Met de op 1 april gepubliceerde richtsnoeren wil de Commissie overheden laten zien dat het bestaande Europese aanbestedingskader voldoende flexibiliteit biedt om essentiële overheidsopdrachten binnen korte tijd aan te schaffen.
Procedures en termijnen
De Commissie geeft aan op Europees niveau al in actie te zijn gekomen door gezamenlijke aanbestedingsacties voor medische benodigdheden te hebben gelanceerd. Om de lidstaten ook op nationaal en regionaal niveau te ondersteunen, voorziet de Commissie met de richtsnoeren in een overzicht van aanbestedingsprocedures en toepasselijke termijnen op grond van Richtlijn 2014/24/EU, afhankelijk van de spoedeisendheid van de situatie.
Openbare en niet-openbare procedures: verkorte termijnen
Bij gebruik van de openbare of niet-openbare procedures kunnen de termijnen onder bepaalde voorwaarden verkort worden. In spoedeisende gevallen biedt de richtlijn de mogelijkheid om de termijnen zelfs aanzienlijk te verkorten, bijvoorbeeld van 35 dagen naar 15 dagen bij een openbare procedure. In de richtsnoeren vindt u een overzicht van de (verkorte) termijnen.
| Procedure | Minimale reguliere termijnen | Minimale verkorte termijnen |
| Openbare procedure | 35 dagen (45 dagen in Aw 2012) | 15 dagen |
| Niet-openbare procedure (stap 1: verzoek tot deelname) | 30 dagen (40 dagen in Aw 2012) | 10 dagen |
| Niet-openbare procedure (stap 2: indiening van de inschrijving) | 30 dagen (40 dagen in Aw 2012) | 10 dagen |
In de Aanbestedingswet 2012 worden langere termijnen gehanteerd dan de minimumtermijnen uit de Richtlijn.
Uiterst spoedeisende gevallen: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
Wanneer verkorting van de termijnen onvoldoende hulp biedt, kunnen overheidsinkopers kiezen voor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 32 Richtlijn 2014/24/EU). Binnen deze procedure kunnen overheidsinkopers rechtstreeks onderhandelen met een of meer potentiële contractanten en zijn er geen vereisten voor bekendmaking of termijnen, noch een minimumaantal van te raadplegen kandidaten of andere procedurele vereisten. Een opdracht mag zelfs rechtstreeks gegund worden aan een vooraf geselecteerde ondernemer, op voorwaarde dat de geselecteerde ondernemer de enige is die de opdracht binnen de door de dwingende spoed veroorzaakte technische beperkingen en termijn kan uitvoeren. Omdat aanbestedende diensten bij deze procedure afwijken van het basisbeginsel van transparantie, schrijft het EU-Hof voor dat deze procedure slechts in uitzonderlijke gevallen gebruikt mag worden en de voorwaarden voor deze procedure restrictief geïnterpreteerd moeten worden.
Overheidsinkopers moeten per geval beoordelen of aan deze cumulatieve voorwaarden is voldaan:
- De gebeurtenissen konden niet worden voorzien door aanbestedende dienst;
- Dwingende spoed maakt het onmogelijk de algemenen termijnen in acht te nemen;
- Er is een oorzakelijk verband tussen onvoorziene gebeurtenis en de dwingende spoed;
- Het wordt slechts gebruikt om de periode te overbruggen tot er stabielere oplossingen worden gevonden.
De richtsnoeren bevatten een toelichting waarom aan deze voorwaarden zal worden voldaan in het kader van de dwingende behoefde aan medisch materiaal en infrastructuur tijdens de coronacrisis.
Overige praktische opties voor overheidsinkopers
De Commissie erkent dat gezien de uitzonderlijke grote vraag naar vergelijkbare goederen, in combinatie met de verstoring van de toeleveringsketen, zelfs de snelste procedures het niet altijd mogelijk zullen maken om de vereiste middelen te verkrijgen. Derhalve geven de richtsnoeren ook praktische overwegingen mee aan overheidsinkopers om hen te helpen de benodigde goederen en diensten sneller te kunnen aanschaffen.
Markt actief benaderen en innovatieve oplossingen:
- Neem contact op met potentiële partijen binnen en buiten de EU;
- Schakel tussenpersonen in die betere contacten op de markten hebben;
- Neem contact op met potentiële leveranciers om overeen te komen dat zij hun productie opvoeren dan wel (her)starten;
- Gebruik innovatieve digitale instrumenten, bijvoorbeeld hackatons, om marktdeelnemers alternatieve oplossingen te laten voorstellen, zoals neergelegd in de richtsnoeren betreffende de aankoop van innovatieve producten en diensten.
Toepassing Europese aanbestedingswetgeving tijdens coronacrisis
Deze richtsnoeren bouwen voort op de mededeling die de Commissie in 2015 presenteerde over de toepassing van de Europese aanbestedingsregels bij de aanpak van de vluchtelingencrisis. De richtsnoeren kunnen als leidraad fungeren voor overheden om te zorgen dat alle mogelijkheden van Europese aanbestedingswetgeving worden benut bij de aanschaf van goederen, diensten en werken die noodzakelijk zijn in het kader van de coronacrisis. Mocht u als decentrale overheid nog verdere vragen hebben over het aanbestedingsrecht, dan kun u contact met ons opnemen via onze helpdesk.
Praktijk
Op 11 april heeft het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) een marktconsultatie aangekondigd op Tenderned, waarin bedrijven en deskundigen werden uitgenodigd om voorstellen voor zogenaamde ‘corona-apps’ aan te leveren. De applicaties moeten helpen bij het traceren van coronabesmettingen en de rapportage over gezondheidsklachten. In navolging van de richtsnoeren van de Europese Commissie, heeft VWS gebruik gemaakt van de ‘onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking’. Ook heeft VWS innovatieve oplossingen ingezet, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘appathon’, waarin de geselecteerde apps van zeven deelnemers openbaar werden getest. Dit digitale event was live te volgen voor iedereen via het YouTubekanaal van VWS. Voor een overzicht van het tijdpad van de ontwikkeling van de corona-apps kunt u deze webpagina raadplegen.
Bron
Richtsnoeren betreffende het gebruik van het kader voor overheidsopdrachten in de door de Covid‐19-crisis veroorzaakte noodsituatie, Europese Commissie
Meer informatie
Dossier aanbestedingen, Kenniscentrum Europa Decentraal
Corona-actualiteitenpagina, Kenniscentrum Europa Decentraal
Coronacrisis mogelijk van invloed op verloop aanbestedingsprocedures, nieuwsbericht Kenniscentrum Europa Decentraal
