Interview met Paul Hogenhuis
Decentrale overheden zijn al jaren verplicht gebruik te maken van de Berichtenbox voor Bedrijven. De Berichtenbox is onderdeel van het Dienstenloket waarmee dienstverlenende ondernemers met onder andere decentrale overheden kunnen communiceren. Vanaf december 2022 moeten decentrale overheden op grond van de Single Digital Gateway-verordening ook informatie en links naar online procedures toegankelijk maken voor EU-burgers en bedrijven. Een jaar daarna dient de afhandeling volledig digitaal te verlopen. Ook in het Engels. Dit is dus nog uitgebreider dan de regels onder de Dienstenrichtlijn en heeft mogelijk impact op het gebruik van de Berichtenbox. Wij spraken hierover met Paul Hogenhuis.
Paul Hogenhuis werkt als juridisch beleidsmedewerker bij de provincie Noord-Brabant. Hij is sinds het begin betrokken bij de inrichting van de Berichtenbox. De provincie Noord-Brabant gaat met de Berichtenbox verder dan wat de wet voorschrijft, en wordt daarom al jaren als een koploper gezien.
Wat is de Berichtenbox?
“De Berichtenbox is een soort beveiligde e-mailvoorziening die beschikbaar is gesteld door de Rijksoverheid. Hiermee kunnen decentrale overheden berichten van dienstverleners en overheden ontvangen. Uit de Europese Dienstenrichtlijn vloeit voor decentrale overheden de verplichting voort om de Berichtenbox in te richten. Het is een tweeweg-voorziening, met aanvragen en antwoorden. De overheid is dus niet alleen aan het zenden, maar doet ook nadrukkelijk aanvragen waar op grond van de Dienstenwet een reply op moet worden gegeven. De dienstverlener is zo digitaal bereikbaar voor de betreffende instantie. Voorts gaat het ook om gegarandeerde aflevering van berichten tussen decentrale overheden en dienstverleners. In zekere zin kun je het vergelijken met een aangetekende post voorziening.”
Waarom is de Berichtenbox er?
“De Berichtenbox is er gekomen om lastenverlichting bij ondernemers te realiseren. Op dit moment zijn er al 484 bevoegde instanties wettelijk verplicht aangesloten bij de Berichtenbox: alle gemeenten, waterschappen, provincies enzovoorts. Dit zijn allemaal instanties die taken uitvoeren in het kader van vergunningen, meldingen en certificeringen in overeenstemming met de Dienstenrichtlijn. Aan de kant van de gebruikers zijn er op dit moment 26.794 ondernemers binnen en buiten Nederland die een box hebben.”
“Ondernemingen blijken erg tevreden met de Berichtenbox. Doordat meer informatie digitaal beschikbaar is, hoeft er minder te worden gescand, is er minder papier nodig en wordt het archiveren makkelijker. Hierdoor gaan veel werkzaamheden een stuk efficiënter. Wat ook helpt is dat alle overheden gebruik maken van de Berichtenbox, en dat je niet per overheidsinstantie apart moet inloggen om zaken op te halen.”
De Berichtenbox is er gekomen om lastenverlichting bij ondernemers te realiseren.
Hogenhuis onderstreept het feit dat er altijd nog verbeteringen mogelijk zijn. “Bij de provincie Noord-Brabant hebben we daarom een aparte koppeling aangebracht. Als een elektronisch formulier wordt ingevuld en je vult daar je Berichtenbox-naam in, dan komt het bericht automatisch, geregistreerd in ons zaaksysteem. Vervolgens wordt ook het ingevulde formulier met het zaaknummer direct naar de Berichtenbox teruggestuurd. Die koppeling is er al voor het inkomende verkeer en we zijn bijna klaar met een koppeling voor het uitgaande verkeer. Zo kan een medewerker die een besluit gemaakt heeft in het systeem aangeven dat het een Berichtenbox-verzending is en hoeft er geen brief meer verstuurd te worden. Dat is nog een voordeel van de Berichtenbox: de aflevergarantie. Hierbij is het wel van belang dat meer ondernemers gebruik gaan maken van de Berichtenbox, naast die zevenentwintigduizend die ik net noemde. Er zijn natuurlijk rond de honderdduizend ondernemers in Nederland en die kunnen er allemaal gebruik van maken. ”
De Berichtenbox biedt dus baten, maar wordt toch nog niet door iedereen gebruikt. Wat zijn dan de nadelen aan het gebruik van de Berichtenbox?
“De nadelen ziet de provincie voornamelijk als kansen ter verbetering. Binnen de provincie werken ze dan ook continu aan een optimalisering van de dienstverlening. Het grootste nadeel is echter dat er concurrentie is met onbeveiligde e-mails. Medewerkers vinden het makkelijker om gewoon een e-mail te sturen met informatie. Officieel kan dat niet, alleen al vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de gevoeligheid van de informatie. Bij de Berichtenbox gaat er dus niks via het internet, omdat iedereen moet inloggen in de beveiligde omgeving.
Een ander nadeel is dat er eigenlijk geen toezichthouder is. Hierdoor is er bijvoorbeeld ook geen specifieke jurisprudentie, terwijl dit juist zo nuttig is voor de urgentie van de implementatie. De Berichtenbox is een wettelijke verplichte voorziening. Er zou dus eigenlijk gewoon toezicht op moeten komen, want dan gaan overheden er pas echt mee aan de slag. Op dit moment zou alleen de Ombudsman zich ermee kunnen bemoeien, maar die heeft zich nooit specifiek over de Berichtenbox voor bedrijven uitgesproken. Ook een nadeel is dat er nauwelijks een standaardaanbod is in de software van zaaksysteemleveranciers. Wij zien bij onze zaaksysteemleverancier dat de Berichtenbox voor bedrijven echt ingebouwd is. Andere zaakleveranciers doen dat niet, die willen dat niet inbouwen. Dat maakt het gebruik lastiger. Er is nu gelukkig opnieuw belangstelling bij leveranciers door het aannemen van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer.”
Hogenhuis deelt met ons volgens hem wat zou kunnen worden verbeterd: “Wij pleiten voor een strengere verplichting voor het gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven, maar wij zijn er nog niet in geslaagd om dat erin te krijgen. Er is volgens ons toch behoefte aan een wettelijke verplichting om de Berichtenbox te gebruiken. Als die er komt, dan is een deel van de problemen wel opgelost.”
Er is volgens ons toch behoefte aan een wettelijke verplichting om de Berichtenbox te gebruiken.
Vanwege de coronamaatregelen werd er veel thuis gewerkt. Heeft het thuiswerken invloed gehad op het gebruik van de Berichtenbox?
“De verwachting is wel dat alles wat er nu tijdens corona is opgezet, dat dat ook blijvend is. We werken nu natuurlijk meer thuis en de Berichtenbox helpt daar enorm bij. Je hoeft niet meer naar kantoor om een papieren brief in een envelop te stoppen. Wat ik ook al zei, e-mail is ook een enorme concurrent. Officiële berichten gaan heel vaak nog per e-mail. Ik heb geen harde cijfers over corona en het gebruik van de Berichtenbox, maar het kan weldegelijk invloed hebben.”
In 2013 was Noord-Brabant de eerste die de Berichtenbox heeft uitgebreid met bijna alle provinciale diensten voor bedrijven. Welke uitbreidingen zijn er nog meer toegevoegd?
“Tot 2013 hebben wij gezegd dat alle diensten voor ondernemers via de box kunnen. Op een gegeven moment hebben we aangegeven dat alle interbestuurlijke post ook via die box moet kunnen. Dat hebben wij toen uitgevoerd voor alle gemeentebegrotingen, enquêtes, archiefstukken, adviezen die worden uitgewisseld met overheden. Tenslotte is de Berichtenbox in 2016 opengesteld voor alle officiële post in het kader van de wettelijke taak van de provincie. We doen mee in de pilot voor het aanleveren via de Berichtenbox van beroepsstukken aan de Raad van State.”
Hierbij wordt er dus vanuit gegaan dat die medeoverheid ook gebruik maakt van de box. Zorgde dat weleens voor problemen?
“Dit heeft in het verleden wel voor problemen gezorgd, maar de provincie heeft dit aangepakt. In 2013 hebben we bijvoorbeeld een mystery guest-onderzoek bij gemeenten gedaan. Op basis van dit onderzoek wisten we welke overheden de Berichtenbox niet goed beheerden in de provincie Noord-Brabant en zijn hen gaan ondersteunen om opnieuw aan te sluiten. Vervolgens hebben we in de daaropvolgende jaren nog enkele andere onderzoeken gedaan. Hieruit werd duidelijk wat de beweegredenen waren om de Berichtenbox wel of niet te gebruiken en wat de verbeterpunten waren. Zo konden we dit gericht aanpakken. Uiteraard zijn we daarna pas al die stukken gaan uitwisselen via de box.”
Even een bruggetje naar de Single Digital Gateway (SDG). Dit is een online centraal punt waarmee EU-burgers en bedrijven makkelijk toegang krijgen tot digitale overheidsdienstverlening in alle EU-lidstaten. Wat zijn belangrijke verschillen tussen de SDG en de Dienstenrichtlijn en -wet?
“De SDG-verordening heeft directe werking op alle centrale en decentrale overheden, terwijl de Dienstenrichtlijn moest worden omgezet in de Dienstenwet. Wel borduurt de SDG voort op de verplichtingen onder de Dienstenrichtlijn en vult deze op een aantal onderdelen ook aan. De procedures en kwaliteitseisen van de SDG gaan bijvoorbeeld veel verder dan die voor de Berichtenbox. Zo moet het centrale loket worden ontsloten op de digitale Europese toegangspoort YourEurope.eu en er moet gebruik worden gemaakt van het eenmaligheidsbeginsel.” Dit beginsel houdt in dat ondernemingen en burgers dezelfde informatie niet meer dan één keer aan een overheid hoeven te verstrekken. “De SDG eist ook dat een decentrale overheid eenvoudig aangeeft hoe een procedure volledig digitaal kan worden afgewikkeld. Gebruikers moeten feedback kunnen geven op de dienstverlening. Daarnaast is het onder de SDG-verordening verplicht om de informatie en de procedure aan te bieden in een veel gesproken officiële taal van de Unie.”
“Een ander verschil is dat de SDG veel meer beleidssectoren dan alleen de Dienstenrichtlijn kent. Een voorbeeld is het feit dat de hele vervoersector in de Dienstenrichtlijn is uitgezonderd, terwijl het in de SDG een onderdeel is als sector.”
Welke uitdagingen ziet de provincie ten aanzien van de implementatie van de SDG?
“Het hele technische aspect van de aansluiting van systemen voor de SDG duurt veel te lang. We moeten nu gaan kijken wat er materieel inhoudelijk allemaal onder valt en hoe de digitale dienstverlening straks gaat. De verplichtingen van Bijlage II gaan in op 12 december 2023, dus we hebben nog iets meer dan een jaar. We zijn dus als provincie druk bezig dit uit te vogelen en gaan hier binnenkort samen met de waterschappen een onderzoek naar doen.”
De Single Digital Gateway en de Omgevingswet zijn geen vrienden.
“Daarnaast moet alle informatie zoals gezegd in een officiële taal van de Unie worden aangeboden. In Nederlands is gekozen voor Engels. Een rimpelloze klantreis betekent dat de productbeschrijvingen via dat systeem vanaf YourEurope tot en met de aanvraag bij ons in (goed) Engels worden aangeboden. Zowel bij Bijlage I als Bijlage II wordt het een grote uitdaging om dit te doen. Die uitdaging ligt niet alleen bij onszelf, maar ook bij onze omgevingsdienst. Daarom zal er dit jaar vanuit het ministerie actie ondernomen worden. Er komt een informatiecampagne voor de awareness van de Dienstenrichtlijn en de Berichtenbox voor bedrijven en er wordt gekeken naar de handhaving. Dit is allemaal met het informatiepakket aangekondigd. Dat zal ook betrekking hebben op de omgevingsdienst. Uit de campagne zal vermoedelijk blijken dat er voor veel uitvoeringsorganisaties nog een hoop werk te doen is.”
Zijn er nog tips voor andere decentrale overheden?
“Ik geef nog regelmatig presentaties over de Berichtenbox en het plan van aanpak is altijd hetzelfde. Zorg er eerst voor dat er bestuurlijk ‘commitment’ komt. Anders gaan verschillende werkzaamheden en planningen door elkaar lopen en krijgt de implementatie van de Berichtenbox geen voorrang. Daarna moet er een projectteam worden samengesteld met allerlei verschillende mensen: van de afdeling juridische zaken, digitale informatievoorziening, ICT, VTH, enzovoorts. Dan zal je samen moeten werken aan productbeschrijvingen en de transactie die je gaat aanbieden. De meeste overheden houden van elektronische formulieren. Daarom moet er duidelijk worden hoe die processen worden ingericht.” Hij raadt hierbij aan om een kijkje te nemen in de werkprocesbeschrijving bij Europa decentraal of op gebruiker centraal. Deze website bevat veel tips over hoe je het beste digitaliseert.
Wat momenteel wel een zorg is bij Hogenhuis, is dat de Omgevingswet eraan komt. “De Single Digital Gateway en de Omgevingswet zijn geen vrienden. Op dit moment gaat er heel veel aandacht naar de Omgevingswet, en te weinig naar de SDG. Er dient bij de Omgevingswet een koppeling te zijn met de Berichtenbox voor bedrijven, zoals in het Omgevingsloket Online. Die is er nu nog niet. Daardoor staat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (voor de uitvoering van de Omgevingswet) nog op gespannen voet met de Dienstenwet en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer.” Hogenhuis benadrukt dat er wel hoop is op inkeer. Hiervoor is het volgens hem van belang dat er een toezichthouder komt.
Met dank aan
Paul Hogenhuis, juridisch beleidsmedewerker bij de provincie Noord-Brabant
Meer informatie
- Dienstenrichtlijn, Kenniscentrum Europa Decentraal
- Berichtenbox, Kenniscentrum Europa Decentraal
- Single Digital Gateway, Kenniscentrum Europa Decentraal
- Berichtenbox, Provincie Noord-Brabant
