In het kader van de Europese Digitale Agenda wilde onze gemeente al meer gaan digitaliseren. Een onderdeel van deze plannen betreft ook elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden). Onze gemeente vraagt zich af wat elektronisch aanbesteden nu precies inhoudt, ook gezien de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen die hier verder invulling aan willen geven. Tot slot willen wij graag weten of de verplichting tot e-aanbesteden alleen geldt voor opdrachten met een waarde boven de Europese drempelwaarden?
Antwoord in het kort
Ja, e-aanbesteden is in beginsel verplicht voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden. Elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) betreft kort gezegd het via elektronische weg (internet) uitvoeren van aanbestedingen. Richtlijn 2014/24 bevat een aantal verplichtingen voor aanbestedende overheden met betrekking tot elektronisch aanbesteden (deze zijn ook geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012). Ook aanbestedingsrichtlijnen 2014/23 en 2014/25 bevatten verplichtingen met betrekking tot elektronisch aanbesteden.
Omschrijving E-aanbesteden
Al sinds het uitkomen van het Groenboek Bevordering E-Aanbesteden in de EU (COM 2010 571 def van 181010) wordt gepoogd een nadere beschrijving te geven van wat e-aanbesteden ongeveer inhoudt. E-aanbesteden is een verzamelnaam voor de vervanging van op papieren dossiers gebaseerde procedures door op ICT-technologie gebaseerde communicatie en verwerkingsprocessen gedurende het verloop van de aanbestedingsprocedure. E-aanbesteden is het elektronisch doorlopen van de verschillende fases van een aanbestedingsprocedure: bekendmaking van de aankondiging, de verstrekking van aanbestedingsdocumenten, het indienen van inschrijvingen, beoordeling, gunning, bestelling, facturering en betaling.
Aanbestedingsrichtlijn 2014/24 en e-aanbesteden
Richtlijn 2014/24 voorziet voor Europese opdrachten in een verplichte verzending van aankondigingen in elektronische vorm, de verplichte elektronische beschikbaarstelling van aanbestedingsdocumenten. Daarnaast wordt de overgang naar volledige elektronische communicatie verplicht gesteld. Onder volledig elektronische communicatie wordt verstaan: het overbrengen van informatie langs elektronische weg in alle fasen van de procedure, met inbegrip van de verzending van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening (zie ook overweging 52 Richtlijn 2014/24).
Onder andere artikel 22 (communicatiemiddelen), 84 (proces-verbaal) en overweging 52 e.v. van aanbestedingsrichtlijn 2014/24 hebben direct betrekking op mogelijkheden en verplichtingen voor decentrale overheden op het gebied van elektronisch aanbesteden.
Verkorting termijnen
De elektronische vorm wordt de standaardvorm voor mededeling en uitwisseling van informatie in aanbestedingsprocedures. Ook wordt tijd bespaard door het gebruik van elektronische middelen. De richtlijn verkort daarom bij gebruik van elektronische middelen de minimumtermijnen voor ontvangst van inschrijvingen, op voorwaarde dat deze overeenkomstig bepaalde bepalingen uit artikel 22 worden toegepast. Zie de diverse artikelen betreffende de toepassing van de aanbestedingsprocedures, bijvoorbeeld artikel 27 lid 4 (openbare procedure) en artikel 28 lid 5 (niet openbare) van Richtlijn 2014/24.
Extra verkorting termijn
De termijn voor ontvangst kan met nog eens vijf dagen worden verkort voor de openbare en niet-openbare aanbestedingsprocedures. De aanbestedende dienst moet dan vanaf de bekendmaking van de aankondiging, met elektronische middelen vrije, rechtstreekse en volledige toegang bieden tot het bestek en alle aanvullende stukken (bijlage VIII bij Richtlijn 2004/18).
elektronische communicatiemiddelen
Artikel 22 betreft de communicatiemiddelen voor de uitwisseling van de informatie in een aanbestedingsprocedure. Hierin is bepaald dat communicatie en informatie-uitwisseling plaats vindt met behulp van elektronische communicatiemiddelen. In artikel 22 lid 1 staan een aantal uitzondering hierop genoemd.
Vereisten bij e-aanbesteden
Aanbestedende diensten moeten volgens artikel 22 lid 1 Richtlijn 2014/24 (artikel 2.52a lid 1 jo artikel 4.12 lid 1, onderdeel b van Aanbestedingswet 2012) elektronische communicatiemiddelen gebruiken die niet discriminerend, algemeen beschikbaar en interoperabel met algemeen gebruikte ICT zijn. Zij mogen de toegang van ondernemers tot de aanbestedingsprocedure niet beperken. Bij het gebruik van deze communicatiemiddelen dient rekening te worden gehouden met de toegankelijkheid voor personen met een handicap.
Proces-verbaal
Decentrale overheden moeten de redenen voor het gebruik van andere dan elektronische communicatiemiddelen bij het indienen van inschrijving opnemen in het proces-verbaal (art. 84 lid 1 sub h). Bovendien moeten aanbestedende diensten het verloop van aanbestedingsprocedures documenteren, ongeacht of deze al dan niet elektronisch wordt verricht (art. 84 lid 2).
Voor welke opdrachten elektronisch aankondigen?
De Aanbestedingswet 2012 (artikel 1.18) verplicht aanbestedende diensten om Europese aanbestedingen via Tenderned en dus elektronisch aan te kondigen. Ook voor nationale aanbestedingen met een voorafgaande aankondiging geldt de verplichting om een opdracht vooraf aan te kondigen op TenderNed (artikel 1.18 Aanbestedingswet 2012).
Instrument: TenderNed
Sinds de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 moeten Nederlandse overheden aankondigingen van Europese opdrachten (elektronisch) publiceren via TenderNed. Dit Nederlandse online-aankondigingssysteem is bedoeld voor alle Nederlandse overheids- en publiekrechtelijke instellingen die een aanbestedingsplicht hebben of ondernemingen die overheidsopdrachten willen uitvoeren. Het elektronisch publiceren van opdrachten maakt onderdeel uit van het streven naar het volledig elektronisch doorlopen van een aanbestedingsprocedure.
Nieuwe aanbestedingsrichtlijnen en e-aanbesteden
Ook Richtlijn 2014/24 wil lidstaten verder helpen om de overgang verandering naar elektronische aanbestedingen te voltooien door de mogelijkheden voor ondernemers om deel te nemen aan (online) aanbestedingsprocedures binnen de hele interne markt te vergroten. Hiertoe voorziet de richtlijn voor Europese opdrachten in een verplichte verzending van aankondigingen in elektronische vorm, de verplichte elektronische beschikbaarstelling van aanbestedingsdocumenten en wordt de overgang naar volledige elektronische communicatie verplicht gesteld.
Onder volledig elektronische communicatie wordt verstaan: het overbrengen van informatie langs elektronische weg in alle fasen van de procedure, met inbegrip van de verzending van verzoeken om deelneming en de verzending van inschrijvingen via elektronische indiening (zie ook overweging 52 Richtlijn 2014/24).
Volledig elektronisch aanbesteden
De overgang naar volledig elektronisch aanbesteden moet volgens art. 90 van richtlijn 2014/24 vóór 18 april 2018 door lidstaten verplicht worden gesteld. In de wijzigde Aanbestedingswet 2012 wordt e-aanbesteden verplicht gesteld per 1 juli 2017.
Meer informatie
Richtlijn 2014/24/EG
E-aanbesteden, Kenniscentrum Europa decentraal
TenderNed
E-aanbesteden, DG interne markt, Europese Commissie.
Notitie nieuwe Aanbestedingsrichtlijnen, Kenniscentrum Europa decentraal
