Afgelopen donderdag (18 april 2019) zijn de nieuwe aanbestedingsregels rond e-factureren van kracht geworden. Vanaf deze datum moeten overheidsorganisaties elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken. Momenteel blijkt 85% van de overheden in Nederland gereed te zijn om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. De nieuwe praktijk moet zorgen voor een kostenefficiënte en snellere verwerking van facturen.
Wat is e-factureren?
De Europese Commissie publiceerde in 2013 al een voorstel om e-factureren voor overheden verplicht te stellen. Ieder jaar ontvangen overheden miljoenen facturen, die tot nu toe grotendeels met de hand werden verwerkt. E-facturen zijn digitale bestanden (geen PDF) die kunnen worden verstuurd vanuit een boekhoudsysteem en automatisch kunnen worden verwerkt door het financiële systeem van de ontvanger. Volgens de Commissie kan er op deze manier ruim € 2 miljard worden bespaard op verwerkingskosten. Ook is de kans dat er fouten worden gemaakt bij het versturen of verwerken van een factuur kleiner en kunnen facturen snel worden verwerkt.
Verplichting van kracht
De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken is op donderdag 18 april van kracht geworden. Uit een inventarisatie van PIANOo blijkt dat 85% van de overheden klaar is om te kunnen e-factureren. 10% van de overheden heeft wegens praktische redenen een kleine vertraging opgelopen. Voor 5% is het wegens een ambtelijke fusie of een herindelingsvraagstuk niet mogelijk om op korte termijn gereed te zijn.
Netwerken
Steeds meer overheidsorganisaties gaan, hoewel dit niet verplicht is, zelf ook digitale facturen versturen. Vrijwel alle overheidsorganisaties in Nederland zijn aangesloten op Simpler invoicing, een digitaal transportnetwerk met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van facturen. Via dit netwerk kunnen bedrijven elkaar ook onderling bereiken. Omdat e-factureren in steeds meer financiële softwarepakketten is geïntegreerd, is e-factureren niet langer voorbehouden aan grote bedrijven.
Bron
Overheid klaar om e-facturen te ontvangen en verwerken, Rijksoverheid
Meer informatie
E-Aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Welke Europese verplichtingen gelden bij elektronisch aanbesteden?, Kenniscentrum Europa Decentraal
