De Europese Aanbestedingsrichtlijnen uit 2014 en de implementatie daarvan in de Nederlandse Aanbestedingswet in 2016 verplichten ons als waterschap om vanaf juli 2017 volledig elektronisch aan te besteden. Wat houden deze elektronische aanbestedingsverplichtingen concreet in en aan welke (Europese) verplichtingen moeten decentrale overheden hierbij exact voldoen?
Antwoord in het kort
Elektronisch aanbesteden vergroot de mogelijkheden voor ondernemers om deel te nemen aan (online) aanbestedingsprocedures in de hele interne markt. Richtlijn 2014/24 helpt lidstaten om de verandering naar elektronische aanbestedingen te bereiken.
De elektronische aanbestedingsverplichting houdt in dat de communicatie en informatie-uitwisseling tussen een aanbestedende dienst en een ondernemer plaats vindt met behulp van elektronische middelen (artikel 22 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.52a Aanbestedingswet 2012). Uit overweging 52 van Richtlijn 2014/24 blijkt dat aanbestedende diensten verplicht zijn de verzending van aankondigingen in elektronische vorm te doen, dat zij moeten zorgen voor de elektronische beschikbaarheid van de aanbestedingsdocumenten (zie ook artikel 53 Richtlijn 2014/24) en dat tot slot ook moet worden gezorgd voor volledig elektronische communicatie.
Aanbestedingswet 2012
In Nederland is de verplichting om volledig elektronisch aan te besteden vastgesteld op 1 juli 2017 in de Aanbestedingswet 2012. Richtlijn 2014/24 biedt de mogelijkheid om de toepassing van het volledig elektronisch aanbesteden uit te stellen tot 18 oktober 2018. Maar Nederland heeft beperkt gebruik gemaakt van deze uitstelperiode. Dit betekent dat aanbestedingsplichtige partijen, waaronder ook het waterschap, vanaf 1 juli 2017 de communicatie tussen hen en een ondernemer met betrekking tot een aanbesteding via elektronische middelen moeten laten verlopen.
Elektronische aanbesteden in de aanbestedingsrichtlijn
Richtlijn 2014/24 stelt in artikel 22 en 53 verplichtingen rondom elektronisch aanbesteden en de elektronische beschikbaarheid van aanbestedingsstukken. Daarnaast beschrijft de richtlijn een aantal bruikbare technieken en instrumenten voor elektronisch aanbesteden, zoals raamovereenkomsten (artikel 33), het dynamisch aankoopsysteem (artikel 34), elektronische veilingen (artikel 35), elektronische catalogi (artikel 36) en aankoopcentrales (artikel 37). Overwegingen 52 tot en met 71 bij Richtlijn 2014/24 geven nadere achtergrondinformatie hierbij.
Gebruik van elektronische communicatiemiddelen
Aanbestedende diensten moeten volgens art. 22 lid 1 Richtlijn 2014/24 in aanbestedingsprocedures elektronische communicatiemiddelen gebruiken die niet discriminerend, algemeen beschikbaar en interoperabel met algemeen gebruikelijke ICT zijn. Zij mogen de toegang van ondernemers tot de aanbestedingsprocedure niet beperken. Artikel 22 somt de voorwaarden op waaraan de elektronische communicatie bij een aanbesteding moet voldoen:
- De communicatiemiddelen moeten algemeen beschikbaar zijn en mogen de toegang van ondernemers tot de gunningsprocedure niet beperken (artikel 22 lid 1).
- De mededeling, uitwisseling en opslag van informatie moeten zodanig plaatsvinden dat de integriteit van de gegevens, de vertrouwelijkheid van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming worden gewaarborgd. Aanbestedende diensten mogen pas bij het verstrijken van de uiterste termijn voor de indiening, kennisnemen van de inhoud van de inschrijvingen en van de verzoeken tot deelneming (artikel 22 lid 3).
- De middelen die worden gebruikt voor mededelingen langs elektronische weg en de technische kenmerken daarvan mogen niet discriminerend zijn (artikel 42 lid 4).
- Tot slot moet er worden voldaan aan de transparantievereisten die zijn omschreven in artikel 22 lid 6 en Bijlage IV van de richtlijn.
Uitzondering: niet verplicht gebruik elektronische communicatiemiddelen
In de richtlijn wordt echter wel erkend dat het gebruik van elektronische communicatiemiddelen onwenselijk is, indien voor dat gebruik niet algemeen beschikbare gespecialiseerde tools of bestandsformaten nodig zijn. Het is ook onwenselijk, indien de communicatie alleen met behulp van gespecialiseerde kantooruitrusting kan plaatsvinden. Om deze reden zijn in artikel 22 lid 1 Richtlijn 2014/24 vier specifieke situaties beschreven waarbij kan worden afgeweken van bovengenoemde verplichtingen:
- Indien wegens de gespecialiseerde aard van de aanbesteding niet algemeen beschikbare gespecialiseerde instrumenten, middelen of bestandsformaten nodig zijn (sub a).
- De benodigde bestandsformaten niet door andere open of algemeen beschikbare toepassingen kunnen worden verwerkt, of zijn onderworpen aan eigendomsgebonden licentieregelingen (sub b).
- Voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen gespecialiseerde kantoorapparatuur nodig is (sub c) of;
- Fysieke of schaalmodellen zijn vereist die niet langs elektronische weg kunnen worden verzonden (sub d).
Verkorting termijnen bij elektronisch aanbesteden
Onder Richtlijn 2014/24 wordt de elektronische vorm de standaardvorm voor de mededeling en uitwisseling van informatie in aanbestedingsprocedures. Het gebruik van elektronische middelen kan leiden tot tijdsbesparing bij aanbestedingsprocedures. Om dit verder te stimuleren verkort de richtlijn bij het gebruik van elektronische middelen de minimumtermijnen voor ontvangst van inschrijvingen, op voorwaarde dat de inschrijving overeenkomstig artikel 22 van Richtlijn 2014/24 langs elektronische weg wordt ingediend (artikel 27 Richtlijn 2014/24).
PIANOo heeft in dit kader een handzaam factsheet uitgebracht dat een overzicht geeft voor de geldende termijnen in de Aanbestedingswet 2012 voor de verschillende procedures, inclusief mogelijke verkorting van termijnen bij elektronisch aanbesteden.
E-Factureren
Naast het e-aanbesteden krijgen overheden wegens de wens tot verdere digitalisering van de Europese interne markt tijdens de uitvoering van opdrachten ook te maken met andere elektronische verplichtingen, zoals de verplichting tot e-facturatie.
In richtlijn 2014/55 is een Europese standaard voor e-facturen opgenomen waarmee de onderlinge uitwisseling en communicatie tussen de huidige verschillende nationale aanbestedingssystemen in lidstaten wordt bevorderd. Hierdoor moet er een einde komen aan de rechtsonzekerheid, buitensporige complexiteit en extra exploitatiekosten voor de marktdeelnemers. Rechtsoverweging 35 en artikel 3 van de richtlijn stellen Europese normen voor e-facturen en bepalen overheden verplicht e-facturen te accepteren. Op 27 november 2018 zullen overheden verplicht zijn e-facturen van ondernemers te accepteren (artikel 11 Richtlijn 2014/55).
TenderNed: elektronisch publiceren van aankondigingen
Tot slot is in de Aanbestedingswet 2012 (artikel 1.18) bepaald dat Nederlandse overheden aankondigingen van Europees aanbestedingsplichtige opdrachten (elektronisch) moeten publiceren via TenderNed. Dit Nederlandse online-aanbestedingssysteem is bedoeld voor alle Nederlandse overheids- en publiekrechtelijke instellingen die een aanbestedingsplicht hebben of ondernemingen die overheidsopdrachten willen uitvoeren. De op TenderNed gepubliceerde Europese opdrachten worden vervolgens automatisch op het Europese aanbestedingsplatform Tenders Electronic Daily (TED) geplaatst.
In beginsel is een aankondiging voor een aanbesteding onder de Europese drempelwaarden niet verplicht. Indien de aanbestedende dienst, in dit geval het waterschap, er toch voor kiest om een dergelijke nationale aanbesteding aan te kondigen, dan moet gebruik worden gemaakt TenderNed.
