Op 30 september jl. heeft de Europese Commissie nieuwe regels aangenomen aangaande het gebruik van zogenaamde e-formulieren voor de bekendmaking van (Europese) aanbestedingen. Middels een nieuwe Uitvoeringsverordening (Verordening (EU) 2019/1780) introduceert de Commissie nieuwe standaardformulieren voor elektronisch aanbesteden, die de huidige formulieren op termijn zullen vervangen en de informatieverstrekking rondom aanbestedingen duidelijker en toegankelijker moeten maken. Eurocommissaris Elżbieta Bieńkowska verwacht dat het hierdoor uiteindelijk aantrekkelijker zal worden voor bedrijven om deel te nemen aan aanbestedingstrajecten en burgers meer inzicht zullen verkrijgen in de besteding van belastinggelden.
Elektronisch aanbesteden
Sinds 1 juli 2017 verlopen aanbestedingen in Nederland volledig elektronisch. Dit ‘e-aanbesteden’ zorgt voor meer concurrentie en maakt het voor bedrijven gemakkelijker zich in te schrijven op aanbestedingen. Ook zouden hierdoor procedures efficiënter en transparanter worden. Voor de opdrachtgever zou e-aanbesteden tevens tot minder administratieve lasten en meer transparantie leiden.
In Nederland worden (Europese) aanbestedingen en informatie daarover gepubliceerd op TenderNed. Voor overheidsopdrachten boven de gestelde Europese drempelwaarden is het gebruik van e-formulieren verplicht. Middels deze formulieren wordt voorgeschreven welke informatie dient te worden verstrekt bij bijvoorbeeld het aankondigen van een opdracht en een bijbehorende aanbestedingsprocedure.
Bestaande e-formulieren
Onder het bestaande regime van Verordening (EU) 2015/1986 bestaan 25 verschillende standaardformulieren. Zo zijn er bijvoorbeeld formulieren voor het aankondigen van een opdracht, het aankondigen van een gegunde opdracht en het aankondigen van vrijwillige transparantie vooraf. Er zijn specifieke formulieren voor overheidsaanbestedingen in de klassieke en speciale sectoren (richtlijnen 2014/24 en 25), voor concessieopdrachten (richtlijn 2014/23) en voor aanbestedingen onder de Defensierichtlijn (2009/81). Deze e-formulieren worden ook door decentrale overheden, die (Europese) aanbestedingstrajecten doorlopen, met regelmaat gebruikt.
Wat verandert er?
De nieuwe Uitvoeringsverordening brengt het aantal standaardformulieren terug naar zes algemene formulieren. De zes formulieren zijn respectievelijk van toepassing op de fases van planning, mededinging/concurrentiestelling, vooraankondiging van directe gunning, resultaten, contractaanpassingen en veranderingen. De 25 formulieren, zoals die momenteel onder Verordening (EU) 2015/1986 bestaan, zullen uiteindelijk in deze zes standaardformulieren op gaan.
In de annex bij de nieuwe Uitvoeringsverordening wordt het gebruik en de invulling van de zes nieuwe e-formulieren per specifieke bekendmaking uitgewerkt in een tweetal tabellen, die beide zijn vergezeld door een leesinstructie. In tabel 1 wordt op grond van het type bekendmaking en het bijbehorende richtlijnartikel bepaald welke kolommen in tabel 2 dienen te worden gevolgd. In tabel 2 wordt vervolgens in de betreffende kolommen aangegeven uit welke elementen het formulier dient te bestaan en welke informatie de bekendmaking dient te bevatten.
Nationale invulling
De nieuwe Uitvoeringsverordening zal per 14 november 2022 van toepassing zijn. De eerdere Verordening (EU) 2015/1986 zal echter pas per 25 oktober 2023 worden ingetrokken en nationale overheden hebben tot dan de tijd om de diverse IT-systemen aan te passen en zich voor te bereiden op het gebruik van de nieuwe formulieren. Uit de considerans bij de nieuwe Verordening blijkt dat de Commissie, met het oog op nationale en lokale kenmerken en behoeften, een zekere mate van flexibiliteit over wil laten aan lidstaten en overheden bij het implementeren van de verordening, zolang dit overeenkomt met de beschrijvingen van de verordening.
Succesvolle overheidsopdrachten in en voor Europa
De Commissie verwacht dat de nieuwe verordening de mogelijkheden voor bedrijven tot het verwerven van publieke contracten voor groene, sociale en innovatieve opdrachten zal vergroten. Dit zou in lijn zijn met het in 2017 door de Commissie gelanceerde plan Succesvolle overheidsopdrachten in en voor Europa. In dit plan zet de Commissie onder meer uiteen hoe de transparantie en integriteit bij aanbestedingen kunnen worden verbeterd. Verder wordt er in het plan ingegaan op de mogelijkheden voor overheden om, middels het strategisch inzetten van overheidsopdrachten, een beter rendement op hun investering te verkrijgen en eveneens innovatie, inclusiviteit en concurrentie te bevorderen. Het e-aanbesteden en het gebruik van de nieuwe e-formulieren moet hier een bijdrage aan gaan leveren.
Bron:
Commission adopts new rules on digital forms in public procurement, Europese Commissie
Verordening (EU) 2019/1780 – Nieuwe ‘eForms’ uitvoeringsverordening en annex
Meer informatie
Aanbestedingen, Kenniscentrum Europa Decentraal
E-aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Informatie over E-aanbesteden, Rijksoverheid (link verwijderd)
Mededeling Commissie – Succesvolle overheidsopdrachten in en voor Europa, Europese Commissie
Verordening (EU) 2015/1986 – Bestaande ‘eForms’ uitvoeringsverordening (incl. annexen)
