Op 28 maart is de Week van Beter Aanbesteden begonnen. Die staat in het teken van een betere dialoog en samenwerking tussen aanbestedende diensten en ondernemers. De Week is onderdeel van het vierjarige programma Beter Aanbesteden 2021-2024. Reden voor Kenniscentrum Europa decentraal om in gesprek te gaan met Colette Gonsalves van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en Petra Tiel van VNO-NCW/MKB-Nederland. Zij zijn beiden nauw betrokken bij het programma Beter Aanbesteden en vertellen hier graag meer over.
Wat is de achtergrond van het programma Beter Aanbesteden?
Gonsalves begint: “Het begon in 2018 met het Traject Beter Aanbesteden. Bedrijfsleven en overheid werkten daarin samen acties uit om de aanbestedingspraktijk te verbeteren. In deze periode nam de Tweede Kamer ook de motie over één digitaal register inbesteden aan. Het doel van de motie was inbesteden transparanter te maken. VNG is toen met VNO-NCW/MKB-Nederland en enkele van haar leden hierover in gesprek gegaan. In 2019 werd de Actieagenda Beter Aanbesteden afgerond. Omdat zowel bedrijfsleven als overheid constateerden dat de praktijkverbetering nog niet af was, is besloten het programma Beter Aanbesteden 2021-2024 te starten. De VNG is nu ook volledig partner bij het programma, samen met EZK en VNO-NCW/MKB-Nederland.”
Wat is het grote verschil tussen de Actieagenda en het Programma Beter Aanbesteden?
Tiel legt uit: “De Actieagenda Beter Aanbesteden was meer om iets aan te jagen, met vrijwillige inzet van mensen uit het bedrijfsleven en overheden. Het is toen wel duidelijk geworden dat je de praktijk ook niet met één actie kunt veranderen. Er is continue aandacht nodig voor de aanbestedingspraktijk. Het vierjarige programma Beter Aanbesteden richt zich specifiek op hoe we ervoor kunnen zorgen dat de praktijk daadwerkelijk gaat verbeteren, omdat je door dialoog en kennis van elkaars werk beter samenwerkt. Daarom zijn er in het programmateam nu drie regiomanagers die vooral acties opzetten met gemeenten en bedrijfsleven, en bouwen aan regionale netwerken. Aan beide kanten is er nog veel werk: aanbestedingen kunnen beter georganiseerd worden, maar ook inschrijvingen kunnen beter aansluiten bij de vraag. Het is daarbij belangrijk om te kijken wat er precies in een markt gebeurt, bijvoorbeeld wat voor innovaties bepaalde ondernemers aanbieden. Het programma richt zich op kennis delen, kennis maken en kennis toepassen.” Gonsalves voegt daar nog aan toe: “Het is belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan en optimaal van elkaars kennis gebruik te maken.”
Dat is dus eigenlijk het uiteindelijke doel van het programma?
Gonsalves knikt: “Inderdaad. Enerzijds helpen we gemeenten met de vraag hoe ze aanbestedingsprocedures beter kunnen aanpakken. Bijvoorbeeld door gesprekken te voeren over hoe het opdrachtgeverschap goed te organiseren. Anderzijds bekijken we samen hoe we inschrijvingen aan de kant van de ondernemers nog optimaler kunnen maken. Overigens is het laagdrempeliger maken van het aanbesteden ook een doel van het programma. Het karakter van dit programma is dus écht anders dan de Actieagenda Beter Aanbesteden, omdat we dit nu écht samen doen. Wij zien dat de achterban soms nog worstelt met de procedures, dus we moeten er samen voor zorgen dat het beter wordt. De nadruk van het programma ligt ook niet op landelijk niveau maar vooral bij gemeenten zelf, tenzij het echt iets is wat landelijk speelt.”
Tiel voegt hieraan toe: “Een ander belangrijk doel van het programma is dat er beweging ontstaat in het verbeteren van de aanbestedingsprocedure: zowel bij de inkoop als de inschrijvingen. Op alle niveaus binnen de overheden zou meer aandacht moeten komen voor de kansen die een goede aanbesteding biedt voor het bereiken van gewenste maatschappelijke doelen. Daarnaast is het programma gericht op een goede onderlinge dialoog, zoals over MKB-vriendelijk inkopen”.
Het is belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan en optimaal van elkaars kennis gebruik te maken.”
Het programma Beter Aanbesteden is dus gericht op het verbeteren van de aanbestedingspraktijk en het tot stand brengen van de dialoog tussen de aanbestedende dienst en de ondernemer. Wat zijn de problemen waar aanbestedende diensten tegenaan lopen?
Gonsalves reageert: “Het probleem zit voornamelijk in het feit dat aanbestedende diensten de wetgeving moeten toepassen, maar dat de wetgeving als ingewikkeld wordt ervaren. Grote gemeenten hebben expertise op aanbestedingsrecht in huis, maar kleinere gemeenten meestal niet. Het is daarom belangrijk dat de wetgeving zo laagdrempelig mogelijk is. Er loopt nu een traject om de Aanbestedingswet 2012 aan te passen, specifiek op het gebied van klachtafhandeling. Daar zie je dat het lastig is bepalingen zo simpel mogelijk te houden. Hoe complexer de wet, hoe groter de kans op fouten.
En wat zijn moeilijkheden aan de kant van de ondernemers?
Tiel somt op: “Disproportionele eisen: aanbestedende diensten vragen soms dingen die niet in verhouding staan tot de opdracht. Zoiets is dan alleen mogelijk voor grotere ondernemingen. Ook de tenderkosten kunnen een probleem zijn. Kleine ondernemingen zien ertegenop veel kosten te maken, als er geen tenderkostenvergoeding wordt gehanteerd. Er zijn ondernemingen, zeker in de sectoren waar personeel schaars is, zoals in de facilitaire dienstverlening of bouw, die risico’s goed afwegen en eerst kijken of er een tenderkostenvergoeding is en of er disproportionele eisen aan de opdracht vastzitten. Op basis daarvan besluiten die ondernemingen dan om wel of niet in te schrijven. Het is echter voor niemand goed als er weinig inschrijvers zijn.”
Tiel voegt nog toe: “Schaarse middelen en het niet bespreekbaar kunnen maken van stijgende kosten van materialen vormen ook een probleem. Daarnaast vormt het clusteren van opdrachten soms een probleem voor kleine bedrijven. Door het te veel samenvoegen van opdrachten maken kleine bedrijven vaak geen kans. Het is belangrijk dat opdrachtgevers realistisch zijn met clusteren van opdrachten.”
De wetgeving moet zo laagdrempelig mogelijk zijn.”
Hoe wordt geprobeerd om aanbestedende diensten en ondernemingen nader tot elkaar te brengen?
Tiel: “Het gaat in eerste instantie om kennismaken; leer de ondernemers en inkopers uit je regio kennen. Een ondernemer zal innoveren omdat dat ook belangrijk is voor de toekomstbestendigheid van zijn bedrijf. Idealiter maakt hij dan ook meer kans maakt op het ‘winnen’ van een contract. Momenteel wordt er immers niet meer alleen aanbesteed op basis van de goedkoopste optie voor gemeenten. Voor de maatschappelijke opgaven zoals de energietransitie zijn juist innovaties nodig.
Midden- en kleinbedrijven hebben een belangrijke rol in gemeenten. Zij bieden werkgelegenheid voor inwoners, stageplekken voor leerlingen, maar vergeet ook niet dat zij sponsor zijn van verenigingen of lokale initiatieven, zoals een handbalvereniging. Voor gemeenten is het erg belangrijk dat er lokaal ook ‘groeiende’ bedrijven aanwezig zijn. Bedrijven moeten dan wel durven investeren in innovaties, dat vraagt om perspectief op een reële beloning voor die innovatie bij een aanbestedingsprocedure.”
Wat zijn concrete zaken waar aanbestedende diensten mee aan de slag moeten?
Gonsalves vertelt: “Het is voor gemeenten belangrijk te weten wat de markt kan leveren. Gemeenten staan immers voor grote maatschappelijke opgaven, zoals energietransitie en circulaire economie. Ze kunnen deze opgaven alleen samen met ondernemingen voor elkaar krijgen. Dus betrek de markt bij de uitvraag.”
“Er moet ook een gesprek gevoerd worden over hoe realistisch het is om een bepaald percentage hergebruikt materiaal te gebruiken”, vindt Tiel. “Er zijn leuke projecten, zoals de circulaire brug in Leiden, maar grondstoffen zijn momenteel erg schaars en aanbestedende diensten hebben dit wel steeds vaker als vereiste. In een marktconsultatie kun je achterhalen wat een realistische uitvraag is.”
Betrek de markt bij de uitvraag.”
Op het moment van publiceren van dit interview is de Week van Beter Aanbesteden net van start gegaan. Wat kunnen aanbestedende diensten en ondernemers verwachten van deze week?
Gonsalves: “Veel inspirerende verhalen van ondernemers en aanbestedende diensten over hoe het ook kan. De Week is maandag gestart met een inspirerende aftrap met veel interactie en praktijkvoorbeelden. Dinsdag is er een online-sessie Beter Aanbesteden met ambitie voor publieke organisaties in Zuidoost Gelderland. En woensdag is er een verdiepingssessie voor ondernemers en aanbestedende diensten over anders samenwerken en vragen zoals: wat kunnen aanbesteders en ondernemers veranderen in hun houding en gedrag om succesvol samen te werken?”
Tiel vult het programma aan: “Op dinsdag is er ook een congres in Breukelen over Social Return en Sociaal Ondernemen. Op woensdag en donderdag vindt een aantal verdiepingssessies plaats. De verdiepingssessies zijn per thema. Zo is er op donderdag één over MKB-vriendelijk aanbesteden. Op vrijdag is er een sessie met intermediairs die bijvoorbeeld veel voor het onderwijs werken.”
Wat kunnen we verder nog verwachten van het programma?
Gonsalves: “De komende drie jaar zet Beter Aanbesteden in op vier actielijnen. Ten eerste door middel van de eerder genoemde regiomanagers. Ten tweede kan het programma faciliteren bij de organisatie van bijeenkomsten over aanbesteden, om de dialoog te stimuleren. Ten derde is Beter Aanbesteden gestart met diverse nationale projecten, gericht op verspreiding en betere toepassing van kennis. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de ontwikkeling van gereedschappen. Als laatste komt er binnenkort een regeling die juist regionale, collectieve initiatieven gaat ondersteunen. Hiervoor wordt een loket ingericht waar gemeentes, maar ook ondernemers, zelf voorstellen kunnen indienen.”
Met dank aan
Colette Gonsalves, beleidsadviseur en jurist bij de VNG en Petra Tiel, beleidssecretaris bij VNO-NCW/MKB-Nederland
Meer informatie
Aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Beter Aanbesteden, PIANOo
