Ons provinciehuis is toe aan nieuwe koffieautomaten. In het kader van duurzaamheid willen we deze keer gaan voor een circulaire aanbesteding en de koffieautomaten vervangen voor tweedehands exemplaren. Bestaat daarvoor een uitzondering van de aanbestedingsplicht?
Antwoord in het kort
Er bestaat voor de inkoop van tweedehands goederen, in dit geval koffieautomaten, geen uitzondering op de aanbestedingsplicht. Wanneer de drempelwaarde wordt overschreden zal er een Europese aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd. Hier kan dan rekening worden gehouden met duurzaamheidseisen. Het kan wel zo zijn dat er minder ruimte is voor mededinging. In dat geval kan onderzocht worden of de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking toegepast mag worden.
Daarnaast kan de inkoop van tweedehands goederen als een duurzame aanbesteding worden gezien. Daarvoor zijn er zowel op nationaal als op Europees niveau een aantal criteria ontwikkeld. Deze moeten worden meegenomen in de aanbesteding.
Wat is een circulaire aanbesteding?
In een circulaire aanbesteding ligt de nadruk op de doelstellingen van de circulaire economie. Dit houdt bijvoorbeeld in dat bij de aanbesteding van een bouwwerk in alle fasen van de opdracht circulariteit een rol speelt: van het ontwerp van het gebouw tot de daadwerkelijke afronding van het gebouw, maar ook in het gebruik, het demonteren of herbestemmen van het gebouw. Er zijn ook voorbeelden te vinden van circulair aanbesteden bij andere opdrachten, zoals een opdracht voor een fietspad dat circulair moet zijn of bij het inkopen van kantoormateriaal waarbij expliciet in de opdracht is opgenomen dat een bepaald aandeel van de geleverde materialen gerecycled moet zijn. Grondstoffen, andere componenten en materialen moeten zoveel mogelijk worden hergebruikt: dat is de kern van de circulaire economie. Meer informatie over circulair inkopen vindt u in de Wegwijzer Circulair Inkopen.
Voor een groot deel van de producten, diensten en werken die overheden inkopen zijn duurzaamheidscriteria ontwikkeld als handvat om groen aan te besteden. Zo kan er door een aanbestedende dienst aandacht gevraagd worden voor de inzet van refurbished apparatuur of hergebruik van onderdelen of verpakkingsmaterialen. In Richtlijn 2014/24 wordt aandacht besteed aan milieuoverwegingen in het gunningsproces, maar milieuoverwegingen zijn ook steeds meer terug te vinden in sectorspecifieke regelgeving van de Europese Commissie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Richtlijn energie-efficiëntie, waar in artikel 6 en 7 ingaan op de duurzame overheidsaankopen. Ook zijn er op Europees niveau criteria ontwikkeld om duurzaam aanbesteden te stimuleren. De Commissie heeft bovendien voor verschillende productgroepen GPP-criteria opgesteld. Eén daarvan gaat dieper in op de criteria voor levensmiddelen, catering en verkoopautomaten, wat interessant kan zijn voor de vraag van de provincie over de koffieautomaten.
Inkopen van tweedehands goederen
Het inkopen van tweedehands goederen kan dus gezien worden als circulair inkopen. Hiervoor bestaat in het Europese en het nationale aanbestedingsrecht echter geen uitzondering op de aanbestedingsplicht. Er moet eerst worden gekeken of de inkoopopdracht voldoet aan de criteria van een overheidsopdracht. Vervolgens moet worden bepaald wat de opdrachtwaarde is. Als de inkoopopdracht de Europese drempelwaarde overschrijdt ontstaat er een Europese aanbestedingsplicht. Bij de inkoop van koffieautomaten gaat het om een levering en geldt daarom het drempelbedrag van € 215.000,- exclusief btw. Hierbij wordt geen verschil gemaakt tussen de levering van een nieuwe of een tweedehands koffieautomaat.
Keuze voor een procedure
Wanneer het bij de inkoop van deze koffieautomaten om een opdracht met een waarde boven de Europese drempelwaarde gaat moet er een Europese aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Voor opdrachten die onder normale omstandigheden worden uitgevoerd, wordt meestal gekozen voor de openbare procedure of de niet-openbare Europese procedure. Daarom moet de provincie vooraf een oproep tot mededinging plaatsen en objectieve criteria vaststellen hoe de winnaar wordt geselecteerd. Voor tweedehands goederen kan gedacht worden aan een puntenverdeling waarbij punten gescoord kunnen worden op bijvoorbeeld de leeftijd, draaiuren of prijs van de automaten, zodat er uiteindelijk een objectieve vergelijking gemaakt kan worden. Ook kunnen er op grond van artikel 42 lid 1 Richtlijn 2014/24 (geïmplementeerd in artikel 2.75 lid 1 Aanbestedingswet 2012) technische of functionele specificaties in de aanbestedingsstukken op worden genomen. Zo kan de aanbestedende dienst zelf bepalen hoe zij de behoefte en eisen van de opdracht wil omschrijven.
Voor de aanbesteding van dergelijke opdrachten kan het echter wel de vraag zijn of er een markt is voor specifiek deze tweedehands goederen. In het geval dat de provincie constateert dat ze de opdracht voor tweedehands koffieautomaten in de markt wil zetten maar er blijken geen (of onvoldoende) marktpartijen aanwezig om een op concurrentie gerichte procedure te kunnen voeren, dan kan er mogelijk ook sprake zijn van een specifiek geval. In zo’n situatie kan onder voorwaarden een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 32 lid 2 sub a van Richtlijn 2014/24) worden toegepast. Hiermee kan de opdracht direct aan een voorkeurspartij worden gegund.
Meer informatie
Verantwoord aanbesteden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Circulariteit, Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo
MVI-criteriatool, Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo
