Per 1 januari 2023 moeten decentrale overheden zelf een rechtmatigheidsverantwoording in hun jaarrekening opnemen. Voorheen vormde de accountant een oordeel en bracht hierover verslag uit. Nu wordt het een verplichting voor de colleges van burgemeester & wethouders. Ook de controle en verslaglegging op rechtmatigheid valt onder de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst. Het was de bedoeling dat deze verplichting al vanaf verslagjaar 2021 inging, maar dit is dus met een jaar uitgesteld.
Rechtmatigheidsverantwoording
Decentrale overheden moeten de aanbestedingsregels in acht nemen. Die schrijven voor dat er elk jaar een controle van de financiën moet plaatsvinden, om vast te stellen dat de financiële handelingen van de decentrale overheid hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving. Daarom is het noodzakelijk dat een accountant de jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording controleert op getrouwheid en rechtmatigheid.
De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:
- begrotingscriterium;
- voorwaardencriterium;
- misbruik en oneigenlijk gebruik.
In de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bedrijfsvoering Audititing Decentrale Overheden worden deze criteria toegelicht. Belangrijk is dat rechtmatigheidscriteria die ook de getrouwheid raken geen onderdeel zijn van de rechtmatigheidsverantwoording.
Behulpzame publicaties
Om te voldoen aan de rechtmatigheidsverantwoording zijn er meerdere maatregelen die decentrale overheden kunnen treffen. Expertisecentrum PIANOo heeft hier een (niet gelimiteerd) overzicht van gemaakt. Dit kunt u hier vinden. Ook het Beter Aanbesteden-programma biedt hiervoor adviezen en modeldocumenten op deze pagina.
Valkuilen bij aanbestedingen
Er zijn verschillende valkuilen als het gaat om aanbestedingsrechtmatigheid. De meest voorkomende valkuilen zijn:
- De keuze voor de juiste aanbestedingsprocedure: nationaal of Europees;
- Het onrechtmatig verlengen van contracten;
- De inhuur van personeel en derden. Onder het oude aanbestedingsregime golden hier lichtere regels voor, soms worden die nog steeds toegepast;
- De interne beheersing van het inkoopbeleid en contractmanagement. Een voorbeeld hiervan is het onvoldoende monitoren van de uitvoer van contracten;
- De inkoop van ICT. Regelmatig wordt een ICT opdracht niet in de markt gezet omdat er (al dan niet onterecht) wordt geclaimd dat een andere ICT-leverancier niet kan aansluiten op bestaande systemen.
Voor nadere uitleg over deze valkuilen kunt u onze praktijkvraag raadplegen. Een voorbeeld van een onrechtmatigheid in het aanbestedingsproces is de situatie waarin een contract (stilzwijgend) wordt verlengd, terwijl de mogelijkheid daartoe niet is opgenomen in de aanvankelijke overeenkomst en ook niet is meegenomen bij de raming van de opdrachtwaarde. Het is daarom van belang dat decentrale overheden deze en andere valkuilen in acht nemen.
Meer informatie
Accountantscontrole op rechtmatigheid van aanbestedingen, Kenniscentrum Europa Decentraal
Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, Commissie Bedrijfsvoering Audititing Decentrale Overheden
Handreiking Invoering Rechtmatigheidsverantwoording, VNG en IPO
