Het is noodzakelijk dat decentrale overheden de aanbestedingsregels in acht nemen. Die schrijven voor dat er elk jaar een controle van de financiën moet plaatsvinden. Per 1 januari 2023 moeten decentrale overheden zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in hun jaarrekening. De accountant controleert die jaarrekening en de bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid en rechtmatigheid.
Accountantscontrole
De accountantscontrole op aanbestedingsrechtmatigheid omvat een formele controle op de financiële vereisten die volgen uit de geldende aanbestedingswetgeving. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken of de raming van de aanbesteding rechtmatig is berekend en of de Europese drempelwaarden worden overschreden. Daarnaast omvat deze accountantscontrole een materiële controle op de inhoudelijke keuzes en ingenomen posities tijdens het inkoop- en aanbestedingsproces. Handelingen en beslissingen die niet direct leiden tot een financiële transactie zijn geen onderdeel van de financiële rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Ook gaat de accountant na of het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat ten opzichte van de jaarrekening.
Accountantsverklaring
Bij de accountantscontrole wordt gekeken of een organisatie zich aan relevante financiële regelgeving heeft gehouden. Na het bekijken van de financiële stukken van decentrale overheden geeft de accountant een oordeel in het kader van de aanbestedingsrechtmatigheid. Dit kan in de vorm van een goedkeurende of afkeurende accountantsverklaring. Gemeenten, provincies en waterschappen lopen het risico op een afkeurende verklaring wanneer zij bij aanbestedingen de aanbestedingsregels niet in acht nemen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een opdracht niet Europees is aanbesteed, terwijl de waarde van de opdracht boven de Europese drempelwaarden uitkomt. Een afkeurende verklaring kan ook gegeven worden als een decentrale overheid als aanbestedende dienst een contract verlengt, terwijl deze mogelijkheid niet is opgenomen in de overeenkomst.
De accountantscontrole op aanbestedingsrechtmatigheid is noodzakelijk, omdat er geen ander effectief toezichtmechanisme is op de naleving van de aanbestedingsregels door (decentrale) overheden. Op deze manier kan worden vastgesteld dat gemeenten, provincies en waterschappen rechtmatige keuzes in hun aanbestedingspraktijk hebben gemaakt.
Inkopen en jaarlijkse accountantscontrole
Op de website van PIANOo leest u meer over het doen van de jaarlijkse accountantscontrole. Het dossier is opgesteld, omdat met ingang van verslaggevingsjaar 2023 een aanbestedende dienst zelf een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven.
Valkuilen bij aanbestedingen
Er zijn verschillende valkuilen als het gaat om aanbestedingsrechtmatigheid. De meest voorkomende valkuilen zijn:
- De keuze voor de juiste aanbestedingsprocedure: nationaal of Europees;
- Het onrechtmatig verlengen van contracten;
- De inhuur van personeel en derden. Onder het oude aanbestedingsregime golden hier lichtere regels voor, soms worden die nog steeds toegepast;
- De interne beheersing van het inkoopbeleid en contractmanagement. Een voorbeeld hiervan is het onvoldoende monitoren van de uitvoer van contracten;
- De inkoop van ICT. Regelmatig wordt een ICT opdracht niet in de markt gezet omdat er (al dan niet onterecht) wordt geclaimd dat een andere ICT-leverancier niet kan aansluiten op bestaande systemen.
Voor nadere uitleg over deze valkuilen kunt u onze praktijkvraag raadplegen. Een voorbeeld van een onrechtmatigheid in het aanbestedingsproces is de situatie waarin een contract (stilzwijgend) wordt verlengd, terwijl de mogelijkheid daartoe niet is opgenomen in de aanvankelijke overeenkomst en ook niet is meegenomen bij de raming van de opdrachtwaarde. Als gevolg van deze of andere misstappen kan het vóórkomen dat de accountant bij de jaarlijkse controle een afkeurende verklaring afgeeft. Om een afkeurende verklaring en eventuele consequenties daarvan te voorkómen, is het belangrijk dat decentrale overheden hun inkoop- en aanbestedingsproces zorgvuldig documenteren. Op deze manier kunnen decentrale overheden achteraf de rechtmatigheid van de aanbestedingen en hun keuzes motiveren.
Hoe gaan accountants te werk bij de rechtmatigheidscontrole?
De Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants heeft een notitie opgesteld met uitleg over de accountantscontrole op aanbestedingsrechtmatigheid: Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden. Decentrale overheden wordt aangeraden kennis te nemen van deze SDO-notitie die inzicht biedt in de werkwijze van accountants bij de vereiste accountantscontrole.
