Duurzaam aanbesteden? Het kan! Het inkoopteam van de provincie Zeeland viel in de prijzen door met hun aanbestedingsregime flink bij te dragen aan het behalen van de VN Sustainable Development Goals (hierna SDG’s). Het gaat om de Procura+ Procurement Initiative of the Year prijs. Reden voor Europa decentraal om met Martin Scherpenisse, senior beleidsspecialist inkoop en aanbesteden en Mariska van Dalen, oprichtster van het MVI-platform te spreken.
Waarom werd Zeeland genomineerd? Hoe is dat proces verlopen?
Scherpenisse: In 2013 zijn we met biobased inkopen begonnen. Van daaruit zijn we constant in ontwikkeling gebleven. Daarna kwam circulair inkopen op ons pad en zo zijn we verder gegaan. Toen zochten we een gemakkelijke, meer toegankelijke ‘taal’ om die dingen aan elkaar te knopen en dat zijn de SDG’s geworden. Het is internationale ‘taal’ en dat maakt het verbindend voor beleidsmedewerkers, inkopers en de markt. Wij deden al mee aan een Europees project genaamd ‘Circular Biobased Construction Industry’. Toen kwamen we het Procura+ netwerk tegen en werden we lid in 2019. Daar zagen we de oproep voor het aanmelden van duurzame inkoopprojecten en schreven we ons in. De beoordelaars erkenden de kwaliteit en innovativiteit van het plan voor Maatschappelijk Verantwoorde Inkoop (hierna MVI) dat we hadden ingediend als Europees voorbeeld.
“De beoordelaars vonden het mooi dat we samen hebben gewerkt met marktpartijen, inkopers van andere gemeenten, beleidsmedewerkers en andere instellingen.”
Van Dalen: We zijn in dialoog geweest met allerlei marktpartijen, kennisinstellingen en NGO’s om te leren wat er bij burgers gebeurt wat betreft de doelstellingen van de SDG’s en hoe wij daarin verbindingen kunnen leggen. Door die verbindingen kun je duidelijk maken wat duurzaamheid per project voor iedereen inhoudt. Ook wordt het duidelijk wie wat gaat doen en wat de impact op de SDG’s is. We hebben ambitieniveaus gedefinieerd voor SDG’s en doelen voor projecten gesteld en daarbij vastgelegd wat de rollen zijn van alle deelnemers.
De Sustainable Development Goals van de Verenigde Naties zijn zeventien doelen voor 2030 die door de lidstaten van de VN zijn gesteld in 2015 en stellen wereldwijde verbeteringsdoelstellingen op uiteenlopende terreinen, waaronder welvaart, voedsel, gezondheid, milieu, onderwijs, gelijkheid en meer. Het MVI-platform is een gereedschap dat de impact op vergroening van inkopen meetbaar maakt en ondernemers en inkopers die hierop gericht zijn met elkaar verbindt. De SDG’s zijn hierbij een leidraad.
Hoe hebben jullie je kunnen onderscheiden in de competitie?
Scherpenisse: Er zijn vier categorieën voor de prijs en je moet zelf kiezen welke categorie het beste aansluit op jouw project. Daar zijn we ook in geslaagd. Kopenhagen heeft bijvoorbeeld in een andere categorie gewonnen, Sustainable Procurement of the Year, omdat ze een zeer concreet project al hadden ingekocht op basis van SDG’s. Wij kozen voor de categorie inkoop initiatief van het jaar, omdat we een strategische aanpak hebben ontwikkeld die door het College van Gedeputeerde Staten is vastgesteld. De tweede in onze categorie, Helsinki, richtte zich heel erg op CO2-reductie.
Bij ons is het alleen nog een plan dat door het College van Gedupeerde Staten is vastgesteld. Helsinki, op de tweede plaats, richtte zich heel erg op CO2-reductie. Ons plan sprak juist aan omdat het zeer breed is en de communicatie bevordert.
Van Dalen: Het bevorderen van communicatie doen we onder meer via het MVI-platform. Dit geeft handvatten aan inkopers om standaard impact te maken op duurzame ontwikkelingsdoelen. Martin en ik zijn een manier gaan zoeken om het mogelijk te maken om in de praktijk impact te maken en hoe je dat samen kunt doen. Steeds meer decentrale overheden sluiten zich aan bij het MVI-platform. Om alle kennis per project gestructureerd te delen hebben we een database gemaakt: het SDG inkoopkompas, om zo richting te geven aan hoe de grootste impact gemaakt kan worden.
Scherpenisse: We vervullen nu een pioniersrol. Dat delen we graag: dat we dit hebben uitgevonden, een koploper zijn en dat iedereen van ons mag leren.
Van Dalen: We zien nu ook dat meer decentrale overheden zich aansluiten bij het MVI-platform: je ziet dat meer mensen erin stappen om kennis te delen. De SDG’s komen in steeds meer beleidsstukken voorbij en er wordt vaker benoemd op welke SDG’s een bepaald beleid invloed heeft.
Welke obstakels zijn jullie tegengekomen in het verduurzamingsproces en hoe hebben jullie deze overwonnen?
Scherpenisse: De eerste vraag die we moesten beantwoorden was: wat kunnen we eigenlijk met die SDG’s? Het zijn er zeventien en dat is best veel. Je kunt ze nooit allemaal bestrijken. We hebben door in gesprek te gaan met belanghebbenden uitgezocht hoe we daar grip op kunnen krijgen. Ondernemers werden heel enthousiast over hoeveel ze met de eigen inkopen konden realiseren. Wat je uitvraagt moet echter wel betrekking hebben op je opdracht, dus daar zit wel een spanningsveld: als je inspanningen op het vlak van armoedebestrijding gaat uitvragen, terwijl je bijvoorbeeld een rotonde inkoopt, dan is dat vrij ingewikkeld. Maar soms zijn aannemers die je overweegt voor een opdracht al bezig met bepaalde initiatieven die de SDG’s bevorderen en dan kun je hen stimuleren om daarin wat extra’s te doen. Dat vinden die leveranciers ook leuk omdat gezien wordt wat voor inspanningen zij leveren.
Op welke SDG’s richt Zeeland zich bij aanbestedingen?
Van Dalen: We hebben eerst gekeken wat het beleid is vanuit de provincie en welke programma’s er lopen. Die hebben we gelinkt met de SDG’s om te zien waar de nadruk op ligt. Toen keken we waar we in Nederland op achterlopen en waar de meeste beweging in zat.
Eén van de focus- SDG’s hebben we gekozen door middel van de ‘SDG-challenge’. Daarin vroegen we enkele studenten om één SDG te kiezen waaraan elke inkoop altijd moet bijdragen. Daarin kwamen de studenten verrassend genoeg op SDG 9: infrastructuur en innovatie. Dat gaat over de vraag hoe je je hele bedrijfsleven duurzaam kan krijgen, digitale toegang kunt garanderen, mensen elkaar kunt laten ontmoeten en meer. Dat was een geniale vondst. Het past goed bij het zoeken van samenwerking met de industrie. We zijn nu bezig met een analyse van alle projecten die we tot nu toe hebben beoordeeld op impact. Er zijn maar liefst 169 indicatoren van impact. Met deze werkwijze krijgen we er steeds meer grip op. We proberen de indicatoren goed te vertalen naar de Nederlandse situatie, want de SDG’s zijn op de eerste plaats voor deelnemende landen gemaakt en niet voor Nederlandse provincies. We proberen er meer ‘inkoperstaal’ van te maken.
Een overzicht van de door Zeeland gekozen DGS’s is hier te vinden.
Scherpenisse: We willen graag delen wat we hebben ontwikkeld zodat anderen er gebruik van kunnen maken. We willen ook bewerkstelligen dat ondernemingen hun innovaties met ons delen zodat wij met ons platform dat verder kunnen delen, ongeacht aan welke SDG het bijdraagt. Het is nieuw voor onze organisatie dat we voor elke inkoop kijken wat er mogelijk is. Je kunt niet voor elke inkoop helemaal losgaan met de ambities: je moet rekening houden met dingen als budget en tijd. Daarom hebben we verschillende ambitieniveaus geformuleerd. De minimale ambitieniveaus zijn vaak gelijk aan de minimumcriteria die op PIANOo worden gepubliceerd.
Hoe is de afweging geweest bij het kiezen van deze acht SDG’s en hoe hebben jullie de impactdoelen daarvoor gesteld? Begrijp ik goed dat jullie je hebben gericht op doelen waarin al een positieve beweging zat?
Scherpenisse: We hebben ze gefilterd op basis van beleidsopgaven: we willen een bijdrage leveren aan wat we belangrijk vinden. Verder houden we rekening met waar mensen al mee bezig zijn en waar al energie in zit. In zulke projecten maken we in het begin ook een MVI-strategie-document met de belanghebbenden waarin we gaan kiezen wat onze eisen zijn (niveau 1), wat de gunningscriteria zijn (niveau 2) en waar we pilots op moeten zetten (niveau 3). Zo gaan we alle SDG’s af. We maken eerst kansenkaarten voor het gebied en wat daar gebeurt. Dan kijken we hoe het project in kwestie daar concreet een bijdrage aan kan leveren en nemen dat als eisen op in het project. Een alternatief is ook dat we bij de bewoners langsgaan en actief met hen in gesprek gaan over welke regelingen er uitgevoerd worden en hoe zij daar aan kunnen deelnemen, bijvoorbeeld door middel van een subsidieregeling. Een ander voorbeeld is dat wanneer er nieuwe stroomkabels getrokken worden we bij ondernemers langsgaan om te kijken wie van hen graag zonnepanelen op hun daken willen en hoe we die dan kunnen verbinden met het stroomnet, omdat we het dan kunnen meenemen in een project dat we toch al gaan doen. Daarvoor moet je wel vroegtijdig in contact treden, omdat je met deadlines te maken hebt. Je moet vroeg met elkaar afspreken waar je voor gaat, wat je de markt laat doen, wat je zelf doet en wat voor gunningscriteria je opstelt.
Heeft de Europese aanbestedingsprocedure zulke afstemmingen soms bemoeilijkt of vergemakkelijkt?
Scherpenisse: De procedure is eigenlijk nooit een belemmering. Je moet er vooral voor zorgen dat je meteen alle mensen om de tafel hebt om te kunnen overleggen. Toen we voor eerdere projecten keken naar circulair en biobased bouwen en renoveren zagen we ook dat de wetgeving niet de belemmerende factor was. Je kunt allerlei mooie projecten realiseren binnen alle kaders. De vraag is alleen of de wetgeving deze projecten ook nog kan stimuleren.
Heeft Zeeland tips voor andere provincies op het terrein van duurzaam aanbesteden?
Scherpenisse: Onze boodschap is: wees niet bang maar ga wel wat doen, want de tijd dringt. Met name voor inkopers is passiviteit echt verleden tijd. We zien soms veel angst om ons heen, vooral door regelgeving. Door onze aanpak te kopiëren kun je echter een vliegende start maken. Het Rijk is bijvoorbeeld bezig met een nieuw manifest MVI waartegen veel weerstand is, maar wij hebben het juist gebruikt om onze plannen te lanceren.
“Onze boodschap is: wees niet bang maar ga wel wat doen, want de tijd dringt.”
Van Dalen: Het is ook belangrijk om kleine stapjes te maken. Als je mensen bij elkaar brengt, kunnen die mensen elkaar onderling later weer vinden. Veel mensen zullen misschien in eerste instantie denken dat innovatie wat eng is, maar je kunt het klein, lokaal en zichtbaar houden en dat helpt.
Scherpenisse: Inkopers, zoals gemeenten, kunnen zich hierbij misschien bezwaard voelen en het gevoel krijgen dat ze absoluut iedereen bij inkopen moeten gaan betrekken, wat ze beangstigend en overweldigend vinden. In dat kader wil ik zeggen: ga die deelname dan niet meteen eisen, maar ga het eerst vragen. Dat vinden lokale ondernemingen vaak heel leuk omdat dan gezien wordt wat zij doen om duurzaam te zijn. Die communicatie levert heel veel op. Wees niet bang om het gesprek aan te gaan. Die angst bestaat soms aan twee kanten: een ambtenaar wil ondernemers niet overvragen, maar de leverancier heeft misschien niet door dat die een grote bijdrage kan leveren aan een doel van deze omvang.
Van Dalen: Ondernemers vinden het nastreven van deze doelen vaak ook moeilijker als dat niet expliciet gemaakt is. Door de dialoog te voeren en voortgang en doelen zichtbaar te maken, worden zij ook blij. Mensen geven vaak aan dat ze er de volgende keer bij willen zijn en zijn heel enthousiast over deelnemen.
Hoe vinden jullie het samenwerken met andere gemeenten en provincies op het gebied van aanbesteden gaan tot nu toe? Wordt jullie expertise al veel gevraagd?
Scherpenisse: Als provincie worden we niet direct veel gevraagd; dat gaat vooral via het platform. Partijen zijn wel op zoek naar kennis en een kader om af te wegen welke doelen de meeste impact leveren. Wij hebben dat al en kunnen dat via ons platform delen.
Van Dalen: We willen dit jaar ook meer zelf naar mensen toe gaan om deze dingen te delen, zodat mensen kunnen beleven wat dit kan betekenen voor hun project. De prijs is een geweldige mogelijkheid om dit te delen, mensen uit te nodigen om het MVI-platform te verbeteren en het ook aan te passen. Het is belangrijk om samen verder te leren: dit is nog niet af.
Met dank aan
Martin Scherpenisse, senior beleidsspecialist inkoop en aanbesteden, provincie Zeeland
Mariska van Dalen, oprichtster MVI-platform
