Onze gemeente heeft vorig jaar de inkoop van nieuw meubilair aanbesteed. De kosten hiervoor waren namelijk € 220.000,- wat boven het drempelbedrag voor aanbestedingen ligt. Het volgende jaar bleek dat er toch te weinig stoelen zijn ingekocht en was er een nabestelling nodig van € 30.000,-. Moeten we dan beide bedragen bij elkaar optellen, waardoor er opnieuw aanbesteed moet worden? Of worden deze opdrachten apart van elkaar gezien? En welk verschil maakt het hierbij of de nabestelling slechts een klein deel van de oorspronkelijke waarde, of juist een zeer groot deel is?
Antwoord in het kort
Bij een opdracht van € 220.000,- en een nabestelling van € 30.000,- geldt normaal gesproken dat deze bedragen moeten worden opgeteld en er een nieuwe aanbestedingsprocedure in gang moet worden gezet. Nabestellingen met een waarde van 10% of meer van de oorspronkelijke opdracht moeten immers opnieuw aanbesteed worden. Onder die drempel hoeft dat echter niet en als de waarde van de nabestelling tussen 10% en 50% van de eerste opdracht ligt, bestaat er een uitzondering waardoor er, onder omstandigheden, toch geen nieuwe aanbesteding nodig is. Hieronder volgt meer uitleg over die mogelijkheid.
Raming van de opdracht
De hoofdregel voor het ramen van de waarde van een overheidsopdracht staat in artikel 5 van Richtlijn 2014/24 (geïmplementeerd in artikel 2.15 van de Aanbestedingswet 2012). Indien de waarde van een overheidsopdracht boven de Europese aanbestedingsdrempels van artikel 4 Richtlijn 2014/24 komt, dan moet de opdracht Europees worden aanbesteed. Uit artikel 5 lid 1 van Richtlijn 2014/24 volgt dat:
“De berekening van de geraamde waarde van een opdracht is gebaseerd op het totale bedrag, exclusief btw, zoals geraamd door de aanbestedende dienst, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van de opdrachten zoals uitdrukkelijk vermeld in de aanbestedingsstukken.”
De berekening van de geraamde waarde moet dus gebaseerd zijn op het totale bedrag dat de opdrachtwaarde naar verwachting zal inhouden, exclusief btw. Zie voor meer informatie over de waardebepaling deze praktijkvraag. Bij de waardeberekening van een opdracht moet rekening worden gehouden met eventuele verlengingen en opties. Het is ook mogelijk dat een opdracht niet verlengd wordt, maar met regelmaat opnieuw wordt verstrekt. Dit heeft ook gevolgen voor de raming van de waarde. Voor de waardebepaling in die situaties is deze praktijkvraag relevant.
Eén opdracht
Op het moment dat twee of meer opdrachten zeer soortgelijk zijn en moeten worden gezien als een homogeen geheel, dienen de opdrachten als één opdracht in de markt gezet te worden. Als de opdrachten worden uitgevoerd door dezelfde afdeling binnen de opdrachtnemer met dezelfde opdrachtgever (in dit geval de gemeente), dezelfde CPV-code hebben, hetzelfde doel beogen en functioneel samenhangen, wijst dat erop dat het hoogstwaarschijnlijk om een gelijksoortige opdracht gaat.
Dat hier de opdrachtgever en het doel hetzelfde zijn, wijst op een gelijksoortige opdracht. Dat geldt ook voor de verkoper van de meubels, als die dezelfde is. Wat de CPV-codes betreft, hangt het ervan af of dezelfde CPV-code voor beide opdrachten geldt. Bij de aankoop van meubilair kan er worden gekozen tussen meerdere CPV-codes die hier van toepassing kunnen zijn, bijvoorbeeld 39130000-2 (Kantoormeubilair) en 39156000-0 (Meubilair voor hal en receptie). Bij het zoeken naar de toepasselijke CPV-code kan ook onze CPV-zoekmachine worden gebruikt. Uiteindelijk moet de aanbestedende dienst op grond van al deze omstandigheden een inschatting maken, maar het lijkt er in deze praktijkvraag op dat de nabestelling en de oorspronkelijke bestelling als één opdracht gelden.
Wezenlijke wijziging
Ook als er sprake is van één opdracht, betekent dat niet dat deze achteraf eindeloos veranderd mag worden, bijvoorbeeld door nabestellingen, zonder dat opnieuw aanbesteed hoeft te worden. Als een opdracht zodanig verandert dat heraanbesteden nodig is, noemt men dat een wezenlijke wijziging. In dit geval moet worden bepaald of met de nabestelling van stoelen, die dus onderdeel vormt van de eerdere bestelling, deze opdracht in zijn geheel wezenlijk wijzigt. De wijziging van een lopende overeenkomst voor een overheidsopdracht kan worden aangemerkt als ‘wezenlijk’, wanneer aan één van de volgende voorwaarden is voldaan (artikel 72 lid 4 Richtlijn 2014/24):
- de wijziging voorziet in voorwaarden die, als zij onderdeel van de aanvankelijke aanbestedingsprocedure waren geweest, de toelating van andere dan de aanvankelijk geselecteerde gegadigden en de gunning van de opdracht aan een andere inschrijver mogelijk zouden hebben gemaakt;
- de wijziging verandert het economisch evenwicht van de opdracht ten gunste van de opdrachtnemer op een wijze die niet is voorzien in de oorspronkelijke opdracht;
- de wijziging leidt tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de opdracht;
- een nieuwe aannemer is in de plaats gekomen van de aannemer aan wie de aanbestedende dienst de opdracht aanvankelijk had gegund in andere dan de in artikel 72 lid 1, onder d genoemde gevallen.
Is er sprake van een wezenlijke wijziging, dan moet de opdracht opnieuw geplaatst worden in de zin van Richtlijn 2014/24. Bovenstaande is gecodificeerd in artikel 2.163g Aanbestedingswet 2012.
Toepasselijkheid wezenlijke wijziging voor verschillende bedragen
In deze praktijkvraag gaat het om een bedrag van € 220.000,- en een nabestelling van € 30.000,-. In artikel 2.163b Aanbestedingswet 2012 is bepaald dat een overheidsopdracht zonder nieuwe aanbestedingsprocedure als bedoeld in deel 2 van deze wet kan worden gewijzigd indien:
a. het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan:
1. het toepasselijke bedrag, bedoeld in de artikelen 2.1 tot en met 2.6a, en;
2. 10% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht voor leveringen en diensten of 15% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht voor werken, en;
b. de wijziging de algemene aard van de overheidsopdracht niet wijzigt.
Als de nabestelling minder dan 10% van de oorspronkelijke opdrachtwaarde zou zijn, zou de overeenkomst kunnen worden gewijzigd en mag een nabestelling worden gedaan zonder dat er opnieuw hoeft te worden aanbesteed. In dit geval, met een nabestelling van € 30.000,-, is echter niet aan deze vereisten voldaan en moet de opdracht in beginsel opnieuw worden aanbesteed. Als de gemeente dit wil vermijden, kan deze wellicht gebruik maken van artikel 72 lid 1 sub b Richtlijn 2014/24 (zie artikel 2.163d lid 1, 3 en 4 Aanbestedingswet 2012), dat een regeling geeft voor aanvullende werken, leveringen of diensten. Artikel 2.163d lid 1 Aanbestedingswet 2012:
Een overheidsopdracht kan zonder nieuwe aanbestedingsprocedure als bedoeld in deel 2 van deze wet worden gewijzigd indien:
- door de oorspronkelijke opdrachtnemer te verrichten aanvullende werken, diensten of leveringen noodzakelijk zijn geworden,
- deze aanvullende werken, diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke aanbestedingsstukken waren opgenomen,
- een verandering van opdrachtnemer:
1°. niet mogelijk is om economische of technische redenen, en
2°. tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijgingen zou leiden voor de aanbestedende dienst, en
- de verhoging van de prijs niet meer bedraagt dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Tot slot
De aanbestedende dienst moet zelf beoordelen of er aan de vier cumulatieve eisen van lid 1 is voldaan. Wat de eis onder a betreft, moet bijvoorbeeld afgewogen worden of de nader te leveren stoelen later noodzakelijk zijn geworden en uit de eis onder c volgt dat er afgewogen moet worden of het onmogelijk of aanzienlijk duurder of bezwaarlijk is om deze stoelen van een andere leverancier dan de oorspronkelijke verkoper te kopen. Als aan de voorwaarden voldaan is, zou er een uitzondering gemaakt kunnen worden, en kan de aanvullende levering plaatsvinden zonder dat de opdracht wezenlijk wordt gewijzigd. Deze uitzondering zou niet van toepassing zijn als de waarde van de nabestelling € 110.000,- zou bedragen of meer, omdat dat neerkomt op 50% van de oorspronkelijke waarde van de opdracht. Voor de nabestelling van € 30.000,- uit het voorbeeld is deze uitzondering, onder omstandigheden, dus wel van toepassing.
Meer informatie
Aanbestedingen, Kenniscentrum Europa Decentraal
Overheidsopdrachten, Kenniscentrum Europa Decentraal
Drempelwaarden, Kenniscentrum Europa Decentraal
Moet onze gemeente de waarde van eerder aangeschafte rioolbuizen meetellen voor het bepalen van de waarde van de huidige opdracht voor rioolwerkzaamheden?, Kenniscentrum Europa Decentraal
Moet een gemeente de waarde van losse opdrachten voor ingenieursbureaus optellen om de juiste aanbestedingsprocedure te kiezen?, Kenniscentrum Europa Decentraal
