Centraal loket

Centraal loket in Nederland

In Nederland is het digitale ondernemersplein ingericht als centraal loket. Dienstverleners moeten via het ondernemersplein informatie kunnen vinden en opvragen en procedures (via de Berichtenbox) kunnen afwikkelen. Hiermee vormt het ondernemersplein een schakel tussen de dienstverleners en de bevoegde instantie, bijvoorbeeld als verantwoordelijke voor het afgeven van vergunningen. De communicatie tussen de dienstverlener en decentrale overheden verloopt via de Berichtenbox.

Samenwerkende catalogi

Decentrale overheden zijn aangesloten op een productencatalogus, ook wel de Samenwerkende Catalogi (SC) genoemd. Via de SC kunnen decentrale overheden producten koppelen aan hun centraal loket. Vervolgens kunnen ondernemers in het centraal loket de aangeboden producten van een decentrale overheid vinden. Decentrale overheden zijn verplicht om alle Dienstenwetproducten op te nemen in hun productencatalogus, maar producten die onder de Single Digital Gateway-verordening vallen kunnen ook gekoppeld worden. Bij het invoeren van producten in de SC kunnen decentrale overheden de naamgeving van producten volgens de Uniforme Producten Lijst (UPL) volgen.

Functies centraal loket

Het centraal loket heeft drie functies:

1. Informatiefunctie;
2. Bijstandsfunctie;
3. Transactiefunctie.

1. Informatiefunctie

De Dienstenrichtlijn vereist dat bepaalde informatie via het centraal loket beschikbaar wordt gesteld. Daarbij gaat het niet alleen om informatie die betrekking heeft op de eigen lidstaat, maar ook om meer algemene informatie die op andere lidstaten betrekking heeft. Hieronder vallen (artikel 7 Dienstenwet):

• eisen en vergunningstelsels vallend onder de Dienstenrichtlijn, inclusief namen en adresgegevens van de betrokken instanties;
• rechtsmiddelen die algemeen voorhanden zijn voor het beslechten van geschillen tussen bevoegde instanties en dienstverleners, tussen dienstverleners en afnemers of tussen dienstverleners onderling;
• middelen en voorwaarden om toegang te krijgen tot openbare registers en databanken, met gegevens over dienstverleners en diensten;
• namen en adresgegevens van verenigingen en organisaties zonder winstoogmerk, anders dan de bevoegde instanties, van welke dienstverleners praktische bijstand kunnen krijgen.

De informatie van het centraal loket moet actueel, duidelijk en ondubbelzinnig zijn (artikel 9 Dienstenwet).

Taal

De Dienstenrichtlijn en Dienstenwet stellen geen eisen aan de taal waarin de informatie beschikbaar moet worden gesteld. Wel wordt op basis van artikel 7 lid 5 Dienstenrichtlijn aangemoedigd (een inspanningsverplichting) om de informatie in andere talen van de EU te vertalen. In Nederland is ervoor gekozen de algemene informatie op het ondernemersplein ook in het Engels aan te bieden. Belangrijk is dat onder de SDG–verordening er wel een taalplicht komt, waarbij verplicht gesteld wordt dat informatie over bepaalde vergunningen of documenten in een veelvoorkomende taal beschikbaar is. Hierbij zal van het Engels worden uitgegaan. Het is nog onduidelijk of deze verplichting op centraal niveau of decentraal niveau zal worden ingesteld. De kans is echter groot dat decentrale overheden de benodigde informatie ook in het Engels beschikbaar moeten stellen. Het is daarom aan te raden om de informatie op uw website ook in het Engels aan te bieden.

Informatie langs elektronische weg

Overheden moeten bestaande, nieuwe en gewijzigde regels die onder de Dienstenrichtlijn vallen digitaal beschikbaar stellen. Zij doen dit via ondernemersplein.kvk.nl en het Engelstalige business.gov.nl.  Dienstverleners moeten alle procedures en vergunningen via het centraal loket kunnen afhandelen. De afhandeling van de aanvraag (artikel 8 lid 1) moet op één plaats gebeuren (Point of Single Contact, PSC). Een ondernemer ontvangt daardoor alle overheidsinformatie op een plek (zijn Berichtenbox) en hoeft niet steeds op meerdere plaatsen in te loggen. Deze dienstverlening moeten overheden aanbieden in de beschrijvingen van de vergunningen en aanvraagformulieren op hun website, door middel van het inrichten van hun werkproces op de reply-berichtenbox.

Informatie

Overheden zijn verplicht een aantal algemene gegevens op hun website te vermelden (artikel 8 Dienstenwet). Het betreft onder meer informatie over:

• de eisen of vergunningstelsels, waarbij de bevoegde instantie is betrokken en haar naam en adresgegevens;
• de rechtsmiddelen die algemeen voorhanden zijn voor het beslechten van geschillen tussen haar en een dienstverlener/afnemer of tussen een dienstverlener en een afnemer over eisen en vergunningstelsels waarbij zij is betrokken;
• de middelen en voorwaarden om toegang te krijgen tot een openbaar register of een openbare databank met gegevens over dienstverleners en diensten, voor zover die instantie daarbij betrokken is.

Daarnaast dient de overheid informatie over alle procedures en formaliteiten die door hen verplicht worden gesteld en onder de reikwijdte van de Dienstenwet vallen, op hun website te publiceren. Deze gegevens zijn:

• een uitleg van de regelgeving;
• een link naar de Berichtenbox voor bedrijven;
• een link naar de volledige, officieel gepubliceerde tekst van de regelgeving.

2. Bijstandsfunctie

Decentrale overheden moeten op verzoek bijstand verlenen aan dienstverleners en afnemers van diensten in binnen- en buitenland. Dit gebeurt via de Berichtenbox. Het gaat hierbij om algemene informatie over eisen en vergunningstelsels en hoe deze worden toegepast. Deze informatie dient actueel, duidelijk en ondubbelzinnig te zijn.

Als een decentrale overheid niet betrokken is bij de betreffende eisen of vergunningstelsels, is deze op grond van de Dienstenwet daarover niet verplicht de algemene informatie te verstrekken. Is er wel sprake van betrokkenheid, dan betekent dat niet dat decentrale overheden in individuele gevallen juridisch advies moeten verstrekken.

3. Transactiefunctie

Via het centraal loket moeten dienstverleners alle (vergunning)procedures en formaliteiten elektronisch kunnen regelen met de betreffende decentrale overheid. Niet alleen het aanvragen, maar ook het afgeven van de vergunning moet elektronisch worden gedaan. Om de transactiefunctie mogelijk te maken, is de Berichtenbox ontwikkeld.

Wederzijdse erkenning

Hiervoor geldt het beginsel van wederzijdse erkenning, wat inhoudt dat een Nederlandse bevoegde instantie gegevens en bescheiden (bijvoorbeeld een diploma) uit een andere lidstaat die een gelijkwaardig doel dienen of waaruit blijkt dat aan de betrokken eis is voldaan of de vergunning is verkregen, in beginsel accepteert.

Berichtenbox

De Europese Dienstenrichtlijn zorgt ervoor dat dienstverleners in de EU zich onbelemmerd in een andere lidstaat kunnen vestigen of tijdelijk grensoverschrijdend diensten kunnen verrichten. De Europese Dienstenrichtlijn is in Nederland omgezet in de Dienstenwet.
Voor de uitvoering van de Dienstenwet is binnen het centraal loket de Berichtenbox voor Bedrijven ingesteld zodat dienstverleners besluiten over bijvoorbeeld vergunningen kunnen ontvangen via deze box. Dit is een beveiligde en persoonlijke omgeving waarmee dienstverleners met onder andere decentrale overheden kunnen communiceren. Via de Berichtenbox kan de dienstverlener niet alleen vragen stellen. De Berichtenbox kan daarnaast ook gebruikt worden voor berichtenverkeer tussen overheidsinstanties.

Meer informatie over de Berichtenbox voor Bedrijven vindt u in deze factsheet. In de Ministeriële regeling ‘Dienstenregeling centraal loket en interne markt informatiesysteem’ staan de specifieke inrichting van de Berichtenbox voor Bedrijven en de voorwaarden voor aansluiting van medeoverheden beschreven.

Wanneer een dienstverlener ervoor kiest om de Berichtenbox voor bedrijven te gebruiken bij de communicatie of het volgen van een procedure, dan dient de decentrale overheid dit ook te gebruiken voor haar reactie. Dit betekent dat het gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven prevaleert boven een digitaal alternatief, wanneer de dienstverlener daarvoor kiest.

Communicatie tussen overheid en ondernemer

Via de Berichtenbox kunnen decentrale overheden berichten van dienstverleners ontvangen. Een overheidsinstantie kan een dienstverlener via de Berichtenbox bereiken als deze zijn Berichtenbox heeft geregistreerd in het Handelsregister. Hiermee heeft de dienstverlener aangegeven dat hij digitaal bereikbaar is voor de betreffende instantie. Het gaat hier om contact dat een overheidsinstantie initieert in het kader van de Dienstenwet.

Dienstenverleners hebben het recht om procedures onder de Diensterichtlijn digitaal te kunnen regelen. Alle (aan)vragen moeten dan ook binnen de juiste termijnen en normen voor dienstverlening via de Berichtenbox worden afgehandeld.

Aansluiten berichtenbox

Overheden en organisaties met een publieke taak kunnen via de Servicedesk Berichtenbox hun box registreren en inlogcodes aanvragen. Op deze manier is het voor dienstverleners en deze organisaties immers mogelijk om op makkelijke wijze te communiceren. Na het bellen met de servicedesk en het invullen van een formulier, ontvangt u de inloggegevens.

Ondernemers kunnen via het Ondernemersplein hun eigen Berichtenbox aanmaken.

Elektronische handtekening

Bij het berichtenverkeer krijgen decentrale overheden te maken met verschillende soorten elektronische handtekeningen. Daarnaast moeten decentrale overheden rekening houden met de Verordening elektronische identificatie en transactie. Meer over deze Verordening, de elektronische handtekening en de verschillende vormen van de e-Handtekening kunt u lezen in het dossier Informatiemaatschappij: eID en e-handtekening. Meer informatie met betrekking tot e-handtekeningen en de Dienstenrichtlijn vindt u in het Factsheet e-Handtekening en de Dienstenrichtlijn of in hoofdstuk 5 Handreiking Dienstenrichtlijn.

Elektronische formulieren

Dienstenverleners hebben het recht om procedures digitaal te kunnen regelen. Daarom moeten alle soorten formulieren probleemloos op afstand ingevuld en verstuurd kunnen worden. Ook als het gebruik van een e-formulier niet verplicht is.

Hoe het formulier verzenden?

Elektronische formulieren kunnen online ingevuld en opgeslagen worden in eigen omgeving van de dienstverlener. Onder de Single Digital Gateway–verordening (SDG–verordening) zal het gebruik van de Berichtenbox volledig online zijn. Dit betekent dat dienstverleners niet meer gevraagd mag worden om formulieren te printen, handmatig in te vullen en te scannen.

Optie 1: Elektronische formulieren kunnen online ingevuld en opgeslagen worden in eigen omgeving van de dienstenverlener/ondernemers. Vanuit die omgeving kan het bericht met het gescande formulier als bijlage via de Berichtenbox worden verstuurd.

Optie 2: Formulieren kunnen alleen online ingevuld en verstuurd worden. De Dienstenwet vraagt dan om het verzenden van alle reacties via de Berichtenbox. Dit maakt u mogelijk door technische inrichting van het formulier met een module of vraag naar het gebruik van de Berichtenbox en een invulveld voor de Berichtenbox-naam (de opgegeven aanduiding van het account). De beantwoording zal via de Berichtenbox van de aanvrager plaatsvinden.

Een voorbeeld hiervan is het Omgevingsloket online OLO voor omgevingsvergunningen. Bij deze ‘complexe webformulieren’ moeten overheden, behalve een ontvangstbevestiging (arikel 29 Dienstenwet) ook een kopie van het ingevulde webformulier in de Berichtenbox plaatsen (artikel 18 Dienstenregeling centraal loket en interne markt informatiesysteem).