Wat is een raamovereenkomst?
Raamovereenkomsten worden anders gedefinieerd dan gewone overheidsopdrachten. Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden voor te plaatsen overheidsopdrachten of speciale sectoropdrachten vast te leggen (artikel 33, lid 1 Richtlijn 2014/24 en artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012).
Aanbestedingsprocedure
Voor een gunning van een raamovereenkomst gelden dezelfde procedurevoorschriften als voor het plaatsen van overheidsopdrachten. Als de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten meer dan de Europese aanbestedingsdrempel bedraagt, moet er een Europese openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure gevolgd worden (artikel 33 Richtlijn 2014/24). In bijzondere gevallen mag er een afwijkende procedure gevolgd worden.
Is een raamovereenkomst eenmaal Europees aanbesteed, dan kunnen onder de daarin gestelde voorwaarden nadere opdrachten geplaatst worden. Deze hoeven niet afzonderlijk Europees te worden aanbesteed. Paragraaf 2.2.3.3 Aanbestedingswet 2012 geeft een uitgewerkte regeling voor de aanbesteding van raamovereenkomsten. De raming van raamovereenkomsten vindt plaats volgens artikel 5 lid 5 van Richtlijn 2014/24 en artikel 2.15 lid 3 van de Aanbestedingswet 2012. Er moet worden uitgegaan van de geraamde maximale waarde (exclusief btw) van alle voor de totale duur van de overeenkomst voorgenomen opdrachten.
Betrokken aanbestedende partijen
In Richtlijn 2014/24 worden de voorwaarden voor het gebruik van een raamovereenkomst door aanbestedende diensten die zelf geen partij zijn bij de overeenkomst verduidelijkt. Dit regime voor raamovereenkomsten is geregeld in artikel 33 en rechtsoverweging 60 t/m 62 van de richtlijn.
Raamovereenkomsten mogen niet worden gebruikt door aanbestedende diensten die daar zelf niet in worden vermeld. Vanaf het begin moet duidelijk worden aangegeven welke aanbestedende diensten partij zijn bij een specifieke raamovereenkomst. Dat kan door vermelding bij naam of met andere middelen, zoals verwijzing naar een bepaalde categorie aanbestedende diensten binnen een duidelijk afgebakend geografisch gebied. Zo zijn de betrokken aanbestedende diensten ondubbelzinnig en makkelijk aan te duiden.
Ook mag een bestaande raamovereenkomst niet openstaan voor nieuwe ondernemers. Dit brengt bijvoorbeeld bij het gebruik van een aankoopcentrale mee dat zowel de identiteit van de betrokken aanbestedende dienst als de datum met ingang waarvan deze recht heeft zich te beroepen op een door de aankoopcentrale gesloten raamovereenkomst, gecontroleerd kunnen worden.
Looptijd
De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer zijn dan vier jaar (artikel 33 lid 1 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.140 lid 3 Aanbestedingswet 2012). Alleen in uitzonderingsgevallen mag de looptijd langer zijn. Een raamovereenkomst kan voortgezet worden tot vlak voor het einde, zelfs als de uitvoering van een specifiek contract dat gebaseerd is op de raamovereenkomst na het verloop van de raamovereenkomst zal plaatsvinden. De looptijd van de afzonderlijke opdrachten bij een raamovereenkomst hoeft dus niet samen te vallen met de looptijd van die raamovereenkomst zelf, maar kan korter of langer zijn (zie overweging 62 van de considerans bij de richtlijn).
Soorten raamovereenkomsten
Er zijn twee typen raamovereenkomsten:
- Een raamovereenkomst met één onderneming;
- Een raamovereenkomst met meerdere ondernemingen.
Raamovereenkomst met één onderneming
Wanneer er een raamovereenkomst met één ondernemer wordt gesloten (artikel 33 lid 3 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.142 Aanbestedingswet 2012) en de voorwaarden zijn vastgelegd, dan hoeft de ondernemer slechts gevraagd te worden of hij kan leveren volgens de voorwaarden in de raamovereenkomst.
Voorafgaand aan het plaatsen van de opdracht kan de opdrachtgever de opdrachtnemer schriftelijk raadplegen en hem verzoeken zijn inschrijving (offerte) aan te vullen. Er mogen geen substantiële wijzigingen worden aangebracht in de voorwaarden. Het kan wel gaan om uitwerking van de voorwaarden of de praktische invulling van bijvoorbeeld leveringstermijn, facturering, et cetera.
Raamovereenkomst met meerdere ondernemingen
Overheden kunnen ook raamovereenkomsten sluiten met meerdere ondernemers (artikel 33 lid 4 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.143 Aanbestedingswet 2012). Zij kunnen raamovereenkomsten met meerdere ondernemers waarvan alle voorwaarden zijn ingevuld, op twee wijzen gunnen:
- Aan één van de ondernemers die is aangewezen volgens objectieve criteria en op grond van de reeds vastgestelde contractvoorwaarden (artikel 33 lid 4 sub a Richtlijn 2014/24 en artikel 2.143 lid 1 sub a Aanbestedingswet 2012);
- Door een specifiek contract voor de uitvoering van werken, leveringen of diensten na een mini-gunningsprocedure tussen de ondernemers die partij zijn bij de raamovereenkomst (artikel 33 lid 4 sub b en lid 5 Richtlijn 2014/24 en artikel 2.143 lid 1 sub b en artikel 2.143 lid 3 Aanbestedingswet 2012).
Wanneer aanbestedende diensten raamovereenkomsten aangaan met meer dan één ondernemer, en de voorwaarden zijn niet ingevuld in de raamovereenkomst, dan stellen zij de opdracht opnieuw voor mededinging open. Ze kunnen dan ook de minigunningsprocedure uit artikel 33 lid 5 toepassen (artikel 33 lid 4 sub c Richtlijn 2014/24 en artikel 2.143 lid 1 sub c Aanbestedingswet 2012).
KED legt uit
Meer weten over raamovereenkomsten? Raadpleeg dan onze publicatie KED legt uit: Raamovereenkomsten, waarin we antwoord geven op de meest gestelde vragen rondom dit onderwerp. U kunt de publicatie hier vinden.
