Algemene inkoopvoorwaarden ICT
Aanbestedende dienst kunnen eigen algemene (inkoop)voorwaarden definiëren. In de algemene voorwaarden formuleert de aanbestedende dienst standaardbepalingen voor door de in het zakelijke verkeer te sluiten overeenkomsten. Het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden is niet verplicht maar wel verstandig, aangezien de inhoud van deze voorwaarden in principe in concrete situaties niet meer hoeft te worden onderhandeld. Een contract komt met algemene inkoopvoorwaarden sneller tot stand en wint aan overzichtelijkheid door de standaardbepalingen. Het is het beleid van gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk om eigen algemene (inkoop)voorwaarden te hanteren. Bij het Rijk zijn algemene (inkoop)voorwaarden vastgesteld voor de inkoop van diensten, leveringen en IT-producten en -diensten (ARBIT, ARIV en ARVODI).
ARBIT
De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten (ARBIT) moeten zorgen voor meer flexibiliteit in de contracten van de Rijksoverheid met ICT-leveranciers. Decentrale overheden kunnen deze contractmodellen ook gebruiken wanneer zij ICT-opdrachten aanbesteden.
ARIV
In de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden (ARIV) staan de algemene regels voor de aanbestedingen die de Rijksoverheid doet voor inkopen. Bij complexe opdrachten en omvangrijke opdrachten gelden de ARIV niet. Deze opdrachten wijken te veel af van wat gebruikelijk is. Daarom worden bij ingewikkelde en grote opdrachten de voorwaarden vastgelegd in een maatwerkcontract.
ARVODI
Voor het inkopen van dienstverleningsopdrachten gelden de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten (ARVODI).
ICT en open source software
Decentrale overheden kunnen bij hun ICT gebruik maken van open source software, maar zijn hiertoe niet verplicht. Bij open source software wordt de broncode vrijgegeven en is daarmee dus vrij beschikbaar. Gebruikers hebben hierdoor de mogelijkheid om de software te bestuderen, aan te passen en te verbeteren. Open source software kent geen barrières voor ICT-gebruikers of ICT-aanbieders. Door open source software worden decentrale overheden minder afhankelijk van een bepaalde leverancier.
Het Open Source Initiative (OSI) heeft voorwaarden opgesteld waaraan een licentie moet voldoen, zodat software die onder die licentie vrijgegeven wordt, open source software mag worden genoemd.
Open standaarden voor ICT
Open ICT-standaarden zijn afspraken over de manier waarop gegevens worden uitgewisseld. Open standaarden zorgen ervoor dat overheidsorganisaties gemakkelijk digitale informatie kunnen uitwisselen. Zowel onderling, als met burgers en bedrijven. Het OSI heeft criteria opgesteld om als open standaard te worden gekwalificeerd.
Technische specificaties
Op grond van artikel 42 Richtlijn 2014/24 mogen specificaties in aanbestedingsstukken geen ongeoorloofde beperking van de mededinging tot gevolg hebben. Technische specificaties moeten omschreven worden in termen van prestatie of functionele vereisten, of via verwijzing naar technische specificaties zoals gedefinieerd in bijlage VII van Richtlijn 2014/24. Meer informatie vindt u onder technische specificaties. Voor een praktische toepassing van het eisen van technische specificaties bij de inkoop van ICT kunt u deze praktijkvraag raadplegen.
Vendor lock-in
Een vendor lock-in maakt decentrale overheden afhankelijk van één bepaalde leverancier van ICT-systemen en diensten. Wanneer een ICT-leverancier werkt met specifieke koppelingen die niet aansluiten op andere IT-systemen, is er sprake van een vendor lock-in. Het doorbreken van een vendor lock-in blijkt in de praktijk lastig, omdat bij het overstappen naar een andere leverancier vaak onevenredig hoge omschakelkosten worden gerekend. Het is daarom verleidelijk voor de aanbestedende dienst om nieuwe ICT-contracten direct –zonder aanbestedingsprocedure– aan de zittende leverancier te gunnen. Dit is doorgaans echter niet in lijn met de aanbestedingsregels, zoals de hierboven beschreven regels over verlengingen.
Bij de jaarlijkse accountantscontrole blijkt dan ook dat de inkoop van ICT-contracten vaak een valkuil vormt. Voor meer informatie hierover kunt u ook dit bericht op onze website en pagina 27 van de SDO-notitie raadplegen. Om vendor lock-in problematiek te voorkomen, is het aan te raden om over te stappen op een open source software systeem en gebruik te maken van open standaarden. Accountants kunnen een gemeente bovendien vragen om te laten zien welke maatregelen er zijn genomen om een vendor lock-in te voorkomen. Het is van belang om hier bij het inrichten van de opdracht rekening mee te houden.
Samenwerkingsvormen
Decentrale overheden werken vaak samen met andere overheidsorganisaties op het gebied van ICT-projecten. Wanneer een gemeente een ICT-project gunt aan een andere overheidsorganisatie, is het Europees aanbestedingsrecht van toepassing. Bij de publiek-publieke samenwerkingsvormen van quasi-inbesteden, horizontale samenwerking en de verlening van een alleenrecht, bestaat er onder bepaalde voorwaarden geen aanbestedingsplicht. Er kleven echter strenge voorwaarden aan deze uitzonderingsbepalingen, zoals deze praktijkvraag over het alleenrecht toelicht. Bij de inkoop van gestandaardiseerde producten of diensten, zoals software, kunnen decentrale overheden overigens ook samenwerken middels (grensoverschrijdende) gezamenlijke aanbesteding.
Privacy
Privacyvraagstukken spelen ook een belangrijke rol bij de aanbesteding van ICT-dienstverlening. Voor meer informatie hierover kunt u onze privacy webpagina raadplegen.
Richtlijnen van de Europese Commissie
De Europese Commissie heeft enkele stukken gepubliceerd voor de specifieke begeleiding en ondersteuning van de IT-sector:
